Eine Richtlinie zur Zeiterfassung, die Mitarbeitende wirklich nutzen

Bestimmt haben Sie diese Fragen schon oft gehört: Was mache ich, wenn ich das Einstempeln vergessen habe? Wie werden Pausen erfasst? An wen wende ich mich, wenn meine Stunden nicht stimmen? Vielleicht kennen Sie die Antworten. Aber wissen Ihre Mitarbeitenden auch, wo sie diese finden?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Zeiterfassungsrichtlinie schreiben, die im Arbeitsalltag hilft. Mitarbeitende sollen schnell nachlesen können, was sie tun müssen. Führungskräfte brauchen klare Regeln, damit sie ähnliche Fälle einheitlich behandeln.

Warum eine schriftliche Richtlinie allein nicht reicht

Laut einer Gallup-Erhebung stimmen in den USA 47 % der Beschäftigten voll und ganz der Aussage zu, dass sie wissen, was bei der Arbeit von ihnen erwartet wird. Die Frage bezog sich auf Erwartungen am Arbeitsplatz allgemein, nicht speziell auf die Zeiterfassung.

Auch eine gut geschriebene Richtlinie hilft wenig, wenn niemand sie findet oder im Team unterschiedliche Regeln gelten. Eine Führungskraft akzeptiert vergessenes Einstempeln nach einer kurzen Rückfrage, eine andere verlangt ein Formular und eine dritte korrigiert den Eintrag, ohne die betroffene Person zu informieren. Die Mitarbeitenden wissen dann nicht, was sie im nächsten Fall tun sollen.

Was in die Richtlinie gehört

Beginnen Sie mit den Fragen, die in Ihrem Team häufig auftauchen. Die folgenden Formulierungen sind Beispiele. Passen Sie Zeiten, Fristen und Abläufe an Ihr Unternehmen, die Arbeitsverträge und die geltenden Regeln an.

Ein- und Ausstempeln. Unklar: „Stempeln Sie zu Beginn Ihrer Schicht ein.“ Konkret: „Stempeln Sie vor Arbeitsbeginn mit dem vorgesehenen Gerät oder der App ein und nach Arbeitsende wieder aus. Wenn Sie das Ein- oder Ausstempeln vergessen, informieren Sie Ihre Führungskraft, sobald es Ihnen auffällt, und nennen Sie die tatsächliche Uhrzeit.“

Pausen. Unklar: „Mitarbeitende haben Anspruch auf eine Mittagspause.“ Konkret: „Von Ihrer erfassten Arbeitszeit werden automatisch 30 Minuten für eine unbezahlte Pause abgezogen. Prüfen Sie Ihren Zeiteintrag. Falls Ihre tatsächliche Pause anders erfasst wurde oder Sie während der Pause gearbeitet haben, melden Sie dies Ihrer Führungskraft, damit der Eintrag korrigiert werden kann.“ Dieses Beispiel eignet sich nur für Betriebe, die Pausen automatisch abziehen.

Mehrarbeit und Überstunden. Unklar: „Überstunden sind unter Umständen möglich.“ Konkret: „Sprechen Sie zusätzliche Arbeitsstunden möglichst vorher mit Ihrer Führungskraft ab. Erfassen Sie alle geleisteten Stunden, auch wenn sie nicht vorab genehmigt wurden. Genehmigte Überstunden werden durch Freizeit ausgeglichen oder nach der für Sie geltenden Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag vergütet.“

Abwesenheit und Urlaub. Erklären Sie, wie Mitarbeitende Urlaub beantragen, welche Fristen gelten und wie sie sich krankmelden – auch während eines geplanten Urlaubs. Wenn der Ablauf für Urlaubsanträge bereits an anderer Stelle beschrieben ist, verweisen Sie auf diese Regelung.

Korrekturen und Rückfragen. Beschreiben Sie, wie Mitarbeitende ihre Stunden prüfen und Fehler melden. Zum Beispiel: „Melden Sie eine Abweichung möglichst innerhalb von fünf Arbeitstagen an Ihre Führungskraft. Sie erhalten voraussichtlich innerhalb von zwei Arbeitstagen eine Rückmeldung.“ Erklären Sie auch, an wen sich Mitarbeitende bei einem Fehler kurz vor der Lohnabrechnung wenden sollen.

Mobiles und flexibles Arbeiten. Geben Sie an, wie Mitarbeitende ihre Arbeitszeit außerhalb des üblichen Arbeitsorts erfassen. Erklären Sie, welche Regeln für Pausen, zusätzliche Stunden und Korrekturen auch dort gelten.

Verständlich schreiben

Verwenden Sie kurze Sätze und vertraute Begriffe. Jeder Abschnitt sollte drei Fragen beantworten: Welche Regel gilt? Was muss ich tun? An wen wende ich mich, wenn etwas nicht stimmt?

Lassen Sie einige Mitarbeitende und Führungskräfte den Entwurf ausprobieren. Finden sie ohne Hilfe heraus, was bei vergessenem Einstempeln oder einer falsch erfassten Pause zu tun ist? An ihren Rückfragen erkennen Sie, welche Stellen noch unklar sind.

Leicht auffindbar und aktuell halten

Legen Sie die Richtlinie an einem zentralen Ort ab, etwa im Intranet oder auf einem gemeinsamen Laufwerk. Zeigen Sie neuen Mitarbeitenden bei der Einarbeitung, wo sie das Dokument finden. Ein Link im Team-Chat oder ein kurzer Hinweis am Zeiterfassungsgerät kann zusätzlich helfen.

Benennen Sie eine Person, die für die Richtlinie verantwortlich ist. Überprüfen Sie sie mindestens einmal im Jahr und immer dann, wenn sich Abläufe oder Vorgaben ändern. Halten Sie fest, wann die Richtlinie zuletzt aktualisiert wurde, und informieren Sie das Team über Änderungen.

Die Richtlinie im Alltag umsetzen

Eine Richtlinie ist dann nützlich, wenn sich die beschriebenen Abläufe im Alltag anwenden lassen. In TimeMoto Cloud können Sie Regeln für Überstunden, Pausen und Rundungen hinterlegen. Mitarbeitende können ihre eigenen Zeiteinträge einsehen. Testen Sie TimeMoto Cloud 30 Tage kostenlos.