Fünf Zeit- und Anwesenheitsvorsätze für einen starken Start ins Jahr 2026

Die Optimierung der Art, wie Mitarbeitende ihre Zeiten erfassen, wie Arbeitsstunden nachverfolgt werden und wie Abwesenheiten und Berichte gemanagt werden, kann einen spürbaren Einfluss auf Ihr Unternehmen haben. Diese Verbesserungen sparen Zeit und Kosten und schaffen verlässliche, planbare Abläufe für alle Beteiligten.

Viele Organisationen nutzen den Jahresbeginn, um Prioritäten neu zu setzen und Gewohnheiten zu stärken, die den Arbeitsalltag unterstützen. Studien zeigen außerdem, dass Mitarbeitende zu Beginn eines neuen Zyklus offener für Prozessänderungen sind. Dieser Effekt wird als Fresh-Start-Effekt bezeichnet. Der Januar ist daher ein idealer Zeitpunkt für Verbesserungen. Wenn Sie Zeit- und Anwesenheitsthemen zu Ihren Unternehmensvorsätzen machen möchten, haben wir einige Anregungen für Sie.

1. Flexible Zeiterfassung, einfache Regeln

Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten auf unterschiedliche Weise erfassen. Mit TimeMoto ist dies über die TimeMoto App, den Webservice sowie über Zeiterfassungsgeräte vor Ort mit RFID-Karten oder Keyfobs, PIN oder Fingerabdruck möglich. Das ist ideal für Mitarbeitende, die viel unterwegs sind oder remote arbeiten. Mit Geofencing lässt sich zudem eine klare Homeoffice-Regelung definieren.

Flexibilität ist wichtig, klare Regeln sind es ebenso. Unser Rat für 2026 lautet: Behalten Sie die Optionen bei, aber machen Sie die Grundlagen klar und eindeutig. Legen Sie fest:

• Welche Methoden für welche Rollen erlaubt sind

• Wann ein- und ausgestempelt werden muss

• Wie Pausen erfasst werden

• Was zu tun ist, wenn jemand das Stempeln vergisst

Halten Sie Ihre Regelungen zur Zeiterfassung in verständlicher Sprache fest und teilen Sie diese mit Ihrem Team. So bleibt Flexibilität erhalten, während Sie konsistente und verlässliche Daten erhalten. Gleichzeitig beantworten Sie häufige Fragen zu Pausen, Stempelzeiten und Korrekturen klar im Voraus.

2. Wöchentliche Prüfungen und Freigaben festlegen

Überraschungen am Monatsende entstehen meist, weil niemand die Stunden regelmäßig prüft. Legen Sie einen wöchentlichen Zeitpunkt fest, an dem Führungskräfte die Arbeitszeiten prüfen und Abwesenheiten freigeben. Zehn Minuten am gleichen Wochentag reichen oft aus.

Für Nutzer von TimeMoto Cloud bedeutet dies, sich regelmäßig im Webservice anzumelden und die Arbeitszeiten und Abwesenheiten des Teams zu prüfen, anstatt alles bis kurz vor dem Lohnabrechnungstermin aufzuschieben. Wöchentliche Freigaben sorgen für Kontrolle und reduzieren Stress für HR und Finanzen.

3. Doppelte Arbeit vermeiden

Wenn dieselben Informationen an mehreren Stellen eingegeben oder geprüft werden, besteht Einsparpotenzial. Machen Sie es sich 2026 zur Gewohnheit, doppelte Schritte zu erkennen und zu eliminieren. Mit TimeMoto lassen sich alle Zeit- und Anwesenheitsdaten zentral managen.

Das kann bedeuten, informelle Nachrichten durch strukturierte Anträge im System zu ersetzen oder das Kopieren von Daten zwischen Tabellen zu beenden. Mit TimeMoto nutzen Sie integrierte Workflows für Abwesenheiten, Planung und Berichte. Je stärker Sie zentralisieren, desto weniger Nacharbeit entsteht.

4. Mehr Self-Service für Mitarbeitende

Jede Anfrage an HR zur Prüfung von Arbeitszeiten kostet auf beiden Seiten Zeit. Setzen Sie sich zum Ziel, Mitarbeitenden mehr Kontrolle über ihre eigenen Daten zu geben.

Wenn Sie TimeMoto bereits nutzen, ermutigen Sie Ihr Team, TimeMoto Cloud oder die App zu verwenden, um Arbeitszeiten, Urlaubssalden und Anträge einzusehen. Verweisen Sie bei Bedarf auf die Support-Artikel zu Urlaubssaldo und Zeitberichte.

Eine kurze Erinnerung im Januar oder eine einfache Anleitung kann viele Routinefragen im Laufe des Jahres vermeiden.

5. Berichte einmal im Monat prüfen

Zeitdaten liefern wertvolle Management-Einblicke. Wählen Sie 2026 einen festen Zeitpunkt im Monat, um grundlegende Muster zu analysieren. Wie viel Überstunden fallen an? Steigen sie im Vergleich zum Vormonat? Gibt es häufige Abwesenheiten? Welche Tage sind besonders arbeitsintensiv, welche ruhiger?

TimeMoto Cloud bietet verschiedene Berichtstypen und Filtermöglichkeiten. Stundenzettel sind in allen Cloud Plans verfügbar. Erweiterte Berichte wie der Lohn- und Überstundenbericht sowie der Projektzeiterfassungsbericht stehen im Essential Plan und Plus Plan zur Verfügung. Diese regelmäßigen Auswertungen helfen Ihnen, Personal besser zu planen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Mehr erfahren

TimeMoto Cloud unterstützt Ihre Vorsätze für das neue Jahr, indem flexible Zeiterfassung, Freigaben, Planung und Abwesenheitsmanagement in einem übersichtlichen Online-System zusammengeführt werden. Es reduziert manuellen Aufwand, sorgt für konsistente Daten und liefert die Grundlage für eine sichere Planung 2026. Testen Sie TimeMoto Cloud kostenlos unter www.timemoto.com/free-trial.