Quand la solution provisoire devient la norme

La plupart des PME n'ont pas un système de pointage défaillant. Elles ont un système qui n'a jamais tout à fait fonctionné, entouré d'une série de solutions informelles qui compliquent la gestion du temps en entreprise et que tout le monde accepte comme la façon normale de travailler.

Personne n'a conçu les choses ainsi. Un processus légèrement contraignant a reçu une solution provisoire. La solution provisoire est devenue une habitude. L'habitude est devenue une règle non écrite mais comprise de tous. Et quelque part en chemin, la solution provisoire est devenue la norme, et plus personne ne se souvient vraiment de ce qu'elle était censée contourner.

Nous avons déjà écrit sur l'endroit où va réellement le temps pendant une journée de travail. Cet article traite de ce que les entreprises ont construit autour de cette réponse.

À quoi ressemblent ces solutions provisoires en pratique

Elles sont si familières qu'elles en deviennent presque invisibles. Mais dès que l'on commence à les chercher, elles sont partout.

Le rattrapage du vendredi

Les feuilles de temps sont dues le vendredi. En pratique, la plupart des collaborateurs les remplissent le vendredi après-midi de mémoire, en reconstituant une semaine dont ils ne se souviennent qu'à moitié. La responsable RH le sait, elle laisse donc passer un jour tampon avant de relancer qui que ce soit. Le responsable le sait, il approuve donc tout en bloc le lundi matin sans regarder de trop près. Le système indique que les enregistrements sont complets. Ils sont suffisamment proches, et "suffisamment proche" est silencieusement devenu le standard.

Le pointage de sortie non officiel

Un membre de l'équipe oublie toujours de pointer sa sortie. Sa collègue a commencé à le faire pour lui comme un service, en enregistrant l'heure à laquelle elle est partie. Les enregistrements semblent corrects. Personne ne l'a signalé. Mais personne ne sait vraiment si les heures enregistrées reflètent ce qui a été travaillé, et en cas de litige ou d'audit, cet écart n'est pas un détail mineur.

La règle d'arrondi que personne n'a mise par écrit

Les heures supplémentaires s'appliquent lorsque quelqu'un travaille au-delà de ses heures contractuelles. En pratique, la responsable arrondit à la baisse tout ce qui est inférieur à quinze minutes et à la hausse tout ce qui dépasse trente minutes. Elle procède ainsi depuis trois ans et cela lui semble juste. Mais cela n'a jamais été validé par les RH, jamais communiqué aux collaborateurs, et les deux responsables des autres équipes l'appliquent différemment. Trois équipes, trois interprétations de la même règle, et personne ne s'en est encore aperçu.

Les absences employés qui vivent dans WhatsApp

Les demandes de congés passent par le système. Les arrêts maladie passent par le système. Mais lorsque quelqu'un doit partir plus tôt pour récupérer ses enfants ou échanger un service, cela se passe via WhatsApp. Le responsable l'approuve là. Les RH ne sont pas toujours dans la boucle. En fin de mois, la responsable RH réconcilie ce que montre le système avec ce qu'elle a entendu de manière informelle, en comblant les lacunes du mieux qu'elle peut. Cela lui prend environ deux heures chaque mois. Cela a toujours pris environ deux heures chaque mois.

Pourquoi personne ne corrige ces habitudes

Chacune de ces situations est facile à balayer individuellement. Personne n'agit de manière malhonnête. Les personnes concernées prennent des décisions raisonnables avec des outils qui ne correspondent pas tout à fait à la façon dont l'entreprise fonctionne.

Les solutions provisoires persistent parce qu'elles fonctionnent suffisamment bien. Et "suffisamment bien" est un argument puissant contre le bouleversement que représente un changement. Le coût d'une correction semble toujours plus élevé que le coût du statu quo, surtout lorsque ce coût se répartit invisiblement sur des dizaines de petits moments sur des mois et des années.

Ce qui rend ces solutions véritablement coûteuses, c'est leur nature cumulative. Chacune introduit une petite marge d'imprécision dans la gestion du temps en entreprise. Chacune crée une dépendance vis-à-vis des connaissances ou des habitudes spécifiques d'une personne. Retirez cette personne de l'équation, que ce soit par démission, absence ou croissance qui répartit les responsabilités sur de nouvelles personnes, et la solution provisoire cesse de fonctionner sans que personne ne l'ait prévu.

Quand quelque chose change

Les solutions provisoires survivent en général jusqu'à ce que l'entreprise change autour d'elles. Quelqu'un part et emporte avec lui ses connaissances internes. L'équipe grandit et les solutions informelles qui fonctionnaient pour quinze personnes ne tiennent plus pour trente. Ou une inspection du travail arrive et demande des enregistrements que la solution provisoire n'a jamais été conçue pour produire.

Sur ce dernier point, il vaut la peine de connaître l'arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne de 2019. Il a établi que tous les employeurs de l'UE doivent tenir des enregistrements objectifs, fiables et accessibles du temps de travail quotidien. Les enregistrements qui dépendent de l'habitude, de la mémoire ou d'accords informels ne répondent pas à cette norme, quelle que soit l'efficacité du système au quotidien.

Remplacer une solution provisoire qui est devenue un élément porteur est considérablement plus difficile que de remplacer quelque chose qui est simplement inconfortable. Plus elle fonctionne longtemps, plus l'entreprise s'est silencieusement construite autour d'elle.

Un test utile

Deux questions qui méritent réflexion.

Si la personne qui gère votre gestion du temps en entreprise partait demain, combien de temps faudrait-il avant que les lacunes ne deviennent visibles? Si la réponse honnête est plutôt des jours que des mois, il y a plus de connaissances internes dans la tête de quelqu'un que dans le système.

Et si un collaborateur contestait ses heures ou ses heures supplémentaires, pourriez-vous démontrer clairement à partir de vos seuls enregistrements ce qui a été convenu et ce qui a été travaillé? Si la réponse nécessite que quelqu'un se souvienne de quelque chose, explique quelque chose qui était informellement compris, ou comble une lacune à partir du contexte, les enregistrements font moins de travail qu'ils n'y paraissent.

En savoir plus

Si l'un des exemples ci-dessus vous a semblé familier, il vaut la peine d'examiner de plus près où votre processus de gestion du temps en entreprise se termine et où les solutions provisoires commencent. TimeMoto Cloud offre aux PME un système unique et structuré pour enregistrer les heures, gérer les absences employés et tenir des registres de gestion des absences entreprise précis sans dépendre de la mémoire de qui que ce soit.

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