Periodo natalizio: cosa decidere prima

Pianificare il periodo natalizio diventa difficile quando le modifiche si concordano su canali diversi o non vengono mai annotate, e restano buchi di copertura e ore che poi non si riescono a giustificare. Prima di pubblicare il piano turni di dicembre, decida dove registrare le modifiche, come timbra il personale stagionale dal primo turno e chi può autorizzare gli straordinari. Se prende queste decisioni per tempo, la pianificazione del personale a Natale sarà più semplice da gestire quando il picco inizia.

Tre punti deboli nel periodo natalizio

Modifiche concordate su canali diversi. Le ferie vengono approvate via e-mail e uno scambio di turno si concorda in chat. Ogni decisione, presa da sola, ha senso. Solo mettendole una accanto all’altra ci si accorge che nella stessa settimana mancano troppe persone e non resta nessuno per coprire i turni.

Il personale stagionale non risulta nel sistema. Inizia un giovedì, ma il suo orario e la modalità di timbratura non sono ancora configurati. Le prime ore finiscono su un pezzo di carta o nella memoria di qualcuno e vengono registrate più tardi.

Straordinari concordati a voce. Alla fine di un turno pesante è facile rispondere di sì a «Puoi fermarti un’ora in più?». Se nessuno lo annota, solo dopo si scopre quante ore di straordinario sono state fatte e chi le ha autorizzate.

Cosa rivela il Natale sulla sua routine

Alcuni di questi punti deboli esistevano molto prima del periodo natalizio. In un mese tranquillo, una o due persone tengono la pianificazione in testa e le approvazioni avvengono al volo, perché non serve formalizzare nulla. Un mese carico non lascia spazio a tutto questo.

Il periodo natalizio è utile anche a cose fatte. Se le ore sono state registrate, può vedere quante ore di straordinario sono state fatte e in quali giorni mancava personale, e usare questi dati per pianificare meglio l’anno prossimo. In caso contrario, tornerà a pianificare basandosi sui ricordi.

Cosa stabilire in anticipo

Un unico posto per le modifiche. Decida dove si registrano le modifiche, come gli scambi di turno o i turni extra, per avere tutto sotto controllo a colpo d’occhio. Chi approva uno scambio aggiorna il piano turni lo stesso giorno, così il piano mostra chi lavora davvero. Un calendario condiviso va bene quanto il suo sistema di rilevazione delle presenze, purché tutti usino lo stesso strumento.

Come timbra il personale stagionale dal primo turno. Inserisca nel sistema, prima che inizino, tutte le persone che arrivano per il periodo natalizio, per poche settimane o più a lungo, così il loro primo turno viene registrato come quello di tutti gli altri. Per chi resta, il nostro articolo su come integrare i nuovi dipendenti nella rilevazione delle presenze approfondisce le prime settimane.

Chi può autorizzare gli straordinari. Stabilisca chi può dire di sì agli straordinari, per esempio il capoturno o il responsabile presente, e dove vengono annotati, così che un semplice «Puoi fermarti un’ora in più?» lasci una traccia. Tenendo traccia degli straordinari, vede anche se a coprire i turni sono sempre le stesse persone.

Scopra di più

TimeMoto Cloud è incentrato sulla rilevazione delle presenze e la sua sezione Pianificazione affianca il piano turni alle ore registrate. I nuovi dipendenti possono essere inseriti prima del loro primo giorno, così le loro ore sono registrate fin dall’inizio. Può provare il piano Plus gratuitamente per 30 giorni.