Cinque buoni propositi per la rilevazione di presenze e orari per iniziare al meglio il 2026

Ottimizzare il modo in cui i dipendenti timbrano, come vengono monitorate le ore e come si gestiscono assenze e report può avere un impatto concreto sulla vostra organizzazione. Questi miglioramenti fanno risparmiare tempo e costi e creano processi affidabili e prevedibili per tutti.

Molte organizzazioni sfruttano l’inizio dell’anno per rivedere le priorità e rafforzare le abitudini operative quotidiane. Le ricerche mostrano anche che i dipendenti sono più aperti ai cambiamenti di processo all’inizio di un nuovo ciclo. Questo fenomeno è noto come fresh start effect. Per questo motivo, gennaio è il momento ideale per introdurre miglioramenti. Se volete includere la rilevazione di presenze tra i vostri buoni propositi aziendali, ecco alcune idee.

1. Flessibilità nel timbrare, regole semplici

Esistono diversi modi per timbrare entrata e uscita. Con TimeMoto è possibile utilizzare l’app mobile TimeMoto, il servizio web e i rilevatori di presenze in sede con badge RFID o portachiavi, PIN o impronta digitale. È la soluzione ideale per chi lavora spesso fuori sede o da remoto. Grazie al geofencing, è facile definire una chiara politica di lavoro da casa.

La flessibilità è importante, ma lo sono anche regole chiare. Il nostro consiglio per il 2026 è semplice. Mantenete le opzioni, ma rendete le basi chiare. Definite in modo esplicito:

• Quali metodi sono consentiti per ciascun ruolo

• Quando è obbligatorio timbrare

• Come vengono registrate le pause

• Cosa fare in caso di dimenticanza della timbratura

Scrivete la vostra politica di rilevazione delle presenze in modo chiaro e condividetela con il team. In questo modo i dipendenti mantengono flessibilità, mentre voi ottenete dati coerenti e affidabili. Allo stesso tempo, rispondete in anticipo alle domande più comuni su pause, orari e correzioni.

2. Impostare revisioni e approvazioni settimanali

Le sorprese a fine mese spesso derivano dal fatto che nessuno ha controllato regolarmente le ore. Stabilite un momento settimanale in cui i responsabili rivedono le ore lavorate e approvano le assenze. Dieci minuti nello stesso giorno della settimana sono spesso sufficienti.

Per gli utenti di TimeMoto Cloud, ciò significa accedere regolarmente al servizio web per controllare ore e assenze del team, invece di rimandare tutto a ridosso della chiusura delle paghe. Le approvazioni settimanali aumentano il controllo e riducono la pressione su HR e amministrazione.

3. Eliminare il lavoro duplicato

Se le stesse informazioni vengono inserite o verificate in più punti, c’è un’opportunità di risparmio. Nel 2026, prendete l’abitudine di individuare ed eliminare i passaggi duplicati. TimeMoto consente di managen tutti i dati di tempo e presenze in un unico sistema.

Questo può significare sostituire messaggi informali con richieste strutturate nel sistema o interrompere la copia di dati tra fogli di calcolo. Con TimeMoto, potete affidarvi a flussi di lavoro integrati per richieste di assenza, pianificazione e reportistica. Più centralizzate, meno lavoro ripetuto create.

4. Offrire più self-service ai dipendenti

Ogni richiesta ai responsabili HR per verificare le ore comporta una perdita di tempo per entrambe le parti. Fate in modo che i dipendenti abbiano maggiore controllo sulle proprie informazioni.

Se utilizzate già TimeMoto, incoraggiate il personale a usare TimeMoto Cloud o l’app mobile per visualizzare ore lavorate, saldi ferie e richieste. Per maggiori informazioni, rimandate agli articoli di supporto su saldo ferie e fogli ore.

Un breve promemoria a gennaio o una guida semplice possono ridurre sensibilmente le domande ricorrenti durante l’anno.

5. Analizzare i report una volta al mese

I dati di rilevazione delle presenze offrono informazioni preziose per la gestione. Nel 2026, scegliete un momento fisso ogni mese per analizzare i trend principali. Quante ore di straordinario vengono effettuate. Sono in aumento rispetto al mese precedente. Ci sono assenze frequenti. Quali sono i giorni più intensi e quelli più tranquilli.

TimeMoto Cloud offre diversi tipi di report e opzioni di filtro. I fogli ore sono disponibili in tutti i piani Cloud. I report avanzati, come il report su paghe e straordinari e il report di timbratura per progetto, sono disponibili nel piano Essential e nel piano Plus. Queste analisi regolari aiutano a pianificare meglio e a prendere decisioni più consapevoli.

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TimeMoto Cloud supporta i vostri buoni propositi per il nuovo anno riunendo timbratura flessibile, approvazioni, pianificazione e gestione delle assenze in un unico sistema online chiaro. Riduce il lavoro amministrativo manuale, mantiene i dati coerenti e vi aiuta a pianificare il 2026 con sicurezza. Provate TimeMoto Cloud gratuitamente su www.timemoto.com/free-trial.