Quando la soluzione improvvisata diventa la norma

La maggior parte delle PMI non ha un rilevatore di presenze difettoso. Ha un sistema che non ha mai funzionato del tutto, circondato da una serie di soluzioni informali che tutti accettano come il modo normale di lavorare.

Nessuno lo ha progettato così. Un processo leggermente scomodo ha ricevuto una soluzione improvvisata. La soluzione improvvisata è diventata un'abitudine. L'abitudine è diventata una regola non scritta ma condivisa da tutti. E a un certo punto, la soluzione improvvisata è diventata la norma, e nessuno ricorda più bene cosa stesse cercando di aggirare.

Abbiamo già scritto di dove va realmente il tempo durante una giornata lavorativa. Questo articolo riguarda ciò che le aziende hanno costruito attorno a quella risposta.

Come si presentano le soluzioni improvvisate nella pratica

Sono così familiari da essere quasi invisibili. Ma una volta che si inizia a cercarle, sono ovunque.

Il recupero del venerdì

I fogli presenze sono dovuti il venerdì. In pratica, la maggior parte delle persone li compila il venerdì pomeriggio a memoria, ricostruendo una settimana di cui ricorda solo a metà. La responsabile HR lo sa, quindi lascia passare un giorno cuscinetto prima di sollecitare qualcuno. Il responsabile lo sa, quindi approva tutto in blocco il lunedì mattina senza guardare troppo da vicino. Il sistema indica che i registri sono completi. Sono abbastanza vicini alla realtà, e "abbastanza vicino" è silenziosamente diventato lo standard.

La timbratura di uscita non ufficiale

Un membro del team dimentica sempre di timbrare l'uscita. La sua collega ha iniziato a farlo per lui come favore, registrando l'orario in cui è andata via lei. I registri sembrano corretti. Nessuno lo ha segnalato. Ma nessuno sa davvero se le ore registrate riflettono ciò che è stato lavorato, e in caso di controversia o audit, quella lacuna non è un dettaglio secondario.

La regola di arrotondamento che nessuno ha scritto

Gli straordinari scattano quando qualcuno lavora oltre le ore contrattuali. In pratica, la responsabile arrotonda per difetto tutto ciò che è inferiore a quindici minuti e per eccesso tutto ciò che supera i trenta. Lo fa così da tre anni e le sembra giusto. Ma non è mai stato concordato con le HR, mai comunicato ai dipendenti, e i due responsabili degli altri turni lo applicano in modo diverso. Tre team, tre interpretazioni della stessa regola, e finora nessuno se ne è accorto.

Le assenze che vivono su WhatsApp

Le richieste di ferie passano attraverso il sistema. Le assenze per malattia passano attraverso il sistema. Ma quando qualcuno deve andare via prima per prendere i figli a scuola o scambiare un turno, lo fa via WhatsApp. Il responsabile lo approva lì. Le HR non sono sempre al corrente. A fine mese, la responsabile HR riconcilia ciò che mostra il sistema con ciò che ha sentito informalmente, colmando le lacune nel miglior modo possibile. Le costa circa due ore ogni mese. Le è sempre costato circa due ore ogni mese.

Perché nessuno le corregge

Ciascuna di queste situazioni è facile da liquidare singolarmente. Nessuno agisce in modo disonesto. Le persone coinvolte prendono decisioni ragionevoli con strumenti che non si adattano del tutto al modo in cui funziona l'azienda.

Le soluzioni improvvisate persistono perché funzionano abbastanza bene. E "abbastanza bene" è un argomento potente contro il cambiamento. Il costo di una correzione sembra sempre maggiore del costo del lasciare le cose così come sono, soprattutto quando quel costo si distribuisce invisibilmente su decine di piccoli momenti nel corso di mesi e anni.

Ciò che rende le soluzioni improvvisate davvero costose è la loro natura cumulativa. Ognuna introduce un piccolo margine di imprecisione nei registri. Ognuna crea una dipendenza dalle conoscenze o dalle abitudini specifiche di una persona. Se quella persona viene meno, per dimissioni, assenza o per una crescita che distribuisce le responsabilità su nuove persone, la soluzione improvvisata smette di funzionare senza che nessuno lo abbia previsto.

Quando qualcosa cambia

Le soluzioni improvvisate tendono a sopravvivere finché l'azienda non cambia attorno a loro. Qualcuno se ne va e porta con sé le sue conoscenze interne. Il team cresce e le soluzioni informali che funzionavano per quindici persone non reggono più per trenta. Oppure arriva un'ispezione del lavoro e chiede registri che la soluzione improvvisata non è mai stata progettata per produrre.

Su quest'ultimo punto vale la pena conoscere la sentenza della Corte di giustizia dell'Unione europea del 2019. Ha stabilito che tutti i datori di lavoro dell'UE devono tenere registrazioni oggettive, affidabili e accessibili del tempo di lavoro giornaliero. I registri che dipendono dall'abitudine, dalla memoria o da accordi informali non soddisfano questo standard, indipendentemente da quanto bene il sistema abbia funzionato nel quotidiano.

Sostituire una soluzione improvvisata che è diventata un elemento portante è considerevolmente più difficile che sostituire qualcosa che è semplicemente scomodo. Più a lungo va avanti, più l'azienda si è silenziosamente costruita attorno a essa.

Un test utile

Due domande su cui vale la pena riflettere.

Se la persona che gestisce i suoi registri delle ore di lavoro se ne andasse domani, quanto tempo passerebbe prima che le lacune diventassero visibili? Se la risposta onesta è giorni piuttosto che mesi, c'è più conoscenza interna nella testa di qualcuno che nel sistema.

E se un dipendente contestasse le sue ore o gli straordinari, potrebbe dimostrare chiaramente dai soli registri cosa è stato concordato e cosa è stato lavorato? Se la risposta richiede che qualcuno ricordi qualcosa, spieghi qualcosa che era informalmente compreso, o colmi una lacuna dal contesto, i registri stanno facendo meno lavoro di quanto sembri.

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