So wählen Sie das richtige Zeiterfassungsgerät

Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Zeiterfassungsgeräts achten? Auf den ersten Blick scheinen die Unterschiede gering: Mitarbeiter stempeln ein und aus, und ihre Arbeitszeiten werden erfasst. Im Arbeitsalltag macht es jedoch einen Unterschied, für welches Gerät Sie sich entscheiden.

Wie viele Mitarbeiter stempeln täglich ein, und wie möchten Sie die erfassten Zeiten verwalten? Diese sechs Fragen helfen Ihnen bei der Auswahl.

1. Wie viele Mitarbeiter werden das Gerät nutzen?

Die Größe Ihres Teams bestimmt mit, welches Zeiterfassungsgerät Sie benötigen. Ein Team mit zehn Mitarbeitern hat andere Anforderungen als ein Unternehmen, in dem Hunderte gleichzeitig einstempeln. Bei größeren Teams muss das Gerät auch zu Stoßzeiten eine schnelle Erfassung ermöglichen, damit keine Wartezeiten entstehen.

Berücksichtigen Sie auch Ihren künftigen Personalbedarf. Wächst Ihr Unternehmen? Mit einem System, das mitwächst, vermeiden Sie, später neue Hardware anschaffen zu müssen.

2. RFID, PIN oder Fingerabdruck: Was passt zu Ihrem Team?

Moderne Zeiterfassungsgeräte bieten verschiedene Identifikationsmethoden, die jeweils eigene Vorteile haben. Mit einer RFID-Karte stempeln Mitarbeiter schnell und unkompliziert ein. Das ist besonders praktisch, wenn sie bereits einen kompatiblen Ausweis für die Zutrittskontrolle nutzen.

Bei einer PIN ist keine Karte nötig. Allerdings müssen sich die Mitarbeiter ihren persönlichen Code merken. Mit der Fingerabdruckerkennung können Mitarbeiter ganz ohne Karte oder PIN einstempeln.

Welche Methode am besten geeignet ist, hängt davon ab, was für Ihr Team im Alltag funktioniert und zu den Bedingungen in Ihrem Betrieb passt.

3. Wo beginnt und endet der Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter?

Nicht alle Mitarbeiter arbeiten am Schreibtisch. Im Gastgewerbe etwa beginnt und endet die Schicht häufig an einem zentralen Ort. Ein fest installiertes Zeiterfassungsgerät, auch als Stempeluhr bekannt, bietet allen eine einheitliche Anlaufstelle, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen.

Ist das Gerät mit TimeMoto Cloud verbunden, sehen Führungskräfte zudem auf einen Blick, wer aktuell eingestempelt ist. So sind sie weder auf Stundenzettel noch auf Tabellen angewiesen, die Mitarbeiter nachträglich ausfüllen.

4. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Einstempeln vergisst?

Auch mit dem richtigen Gerät kann einmal etwas schiefgehen. Ein Mitarbeiter vergisst einzustempeln oder verliert seine Karte. Dann sollte sich der Zeiteintrag einfach korrigieren lassen. 

Wählen Sie ein Gerät, das sich mit einer Software verbinden lässt, in der Führungskräfte Zeitbuchungen prüfen und korrigieren können. Dabei sollten alle Änderungen protokolliert werden.

So bleiben die Daten korrekt und die ursprünglichen Einträge jederzeit nachvollziehbar.

5. Warum ein Zeiterfassungsgerät mit Cloud-Anbindung wählen?

Arbeitszeiten zu erfassen ist nur der erste Schritt. Führungskräfte nutzen diese Daten auch, um Überstunden zu prüfen und die Lohnabrechnung vorzubereiten. Die nötigen Informationen manuell aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, kostet Zeit. 

Ist das Gerät mit dem Internet und TimeMoto Cloud verbunden, werden die Zeitbuchungen automatisch synchronisiert. Anschließend stehen sie für Berichte und die Anwesenheitsverwaltung zur Verfügung. Führungskräfte arbeiten so mit zentral gespeicherten Daten, statt sie zwischen Tabellen übertragen zu müssen.

6. Welches TimeMoto-Zeiterfassungsgerät passt zu Ihrem Unternehmen?

Wenn Sie wissen, wie Ihr Team arbeitet, fällt die Wahl der passenden Hardware leichter. Die TimeMoto Series 4 umfasst zwei Modelle, die beide für die Nutzung mit TimeMoto Cloud ausgelegt sind.

Das TimeMoto TM-414 unterstützt RFID und PIN. Mitarbeiter stempeln mit einer Karte oder ihrem persönlichen Code ein und aus.

Das TimeMoto TM-424 bietet dieselben Identifikationsmethoden und zusätzlich eine optionale Fingerabdruckerkennung für Unternehmen, in denen der Einsatz biometrischer Verfahren geeignet und zulässig ist.

Das passende Zeiterfassungsgerät für Ihr Unternehmen

Orientieren Sie sich daran, wie Ihr Team täglich einstempelt und wie Sie die erfassten Arbeitszeiten verwalten möchten. Wählen Sie ein Gerät, das diese Abläufe unterstützt und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Entdecken Sie die TimeMoto Series 4 und finden Sie das passende Zeiterfassungsgerät für Ihr Team.