Zeiterfassung in Belgien ab 2027: Das sollten Sie wissen

Belgium is preparing a major update to its labour regulations

Belgien plant, 2027 eine verpflichtende Zeiterfassung einzuführen. Auch wenn das Gesetz noch nicht endgültig ausgearbeitet ist, können Arbeitgeber schon jetzt prüfen, wie sie Arbeitszeiten erfassen. Was wurde angekündigt, welche Systeme könnten die vorgeschlagenen Anforderungen erfüllen und wie kann sich Ihr Unternehmen vorbereiten? Diese sieben Kernpunkte zeigen, was bisher bekannt ist und was noch bestätigt werden muss.

7 Kernpunkte zur Zeiterfassung in Belgien

1. Der Auslöser ist ein europäisches Urteil. Im Jahr 2019 machte ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs deutlich, dass Arbeitszeitregeln nur dann funktionieren, wenn Arbeitszeiten tatsächlich gemessen werden. Seitdem arbeiten viele EU-Länder an neuen Gesetzen. Die belgische Regierung hat dies in ihrer Haushaltsvereinbarung vom November 2025 aufgegriffen und eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung angekündigt, die 2027 eingeführt werden soll (Ankündigung auf Französisch und Niederländisch). Die endgültige Ausgestaltung ist allerdings noch nicht veröffentlicht.

2. Sie baut auf geltendem Recht auf. Das Arbeitszeitrecht in Belgien setzt schon heute Grenzen für Arbeits- und Ruhezeiten. Sie finden es auf der Website der Föderalregierung auf Französisch, Niederländisch und Deutsch. Bei der Zeiterfassung in Belgien geht es darum, wie Arbeitszeiten erfasst und nachgewiesen werden, nicht um die Grenzen selbst.

3. Sie wählen das System. Der Gesetzentwurf sieht vor, dass Arbeitgeber ein System nutzen, das objektiv und zuverlässig erfasst, wann und wie lange jeder Mitarbeiter gearbeitet hat. Wie ein solches System konkret aussehen soll, wird nicht beschrieben.

4. Worauf Sie bei einem Zeiterfassungssystem achten sollten. Achten Sie bei der Vorbereitung auf ein System, das Arbeitszeitnachweise dem richtigen Mitarbeiter zuordnet, Korrekturen nachvollziehbar macht und es Mitarbeitern ermöglicht, ihre erfassten Stunden einzusehen. Das sind praktische Funktionen, die Sie in Betracht ziehen können, solange die Regeln zur Zeiterfassung in Belgien noch nicht endgültig feststehen.

5. Ein Dienstplan allein reicht nicht. Einige belgische Fachleute für Personal und Lohnabrechnung halten einen bestehenden Dienstplan für akzeptabel, solange jede Abweichung genau erfasst wird. Die geplanten Stunden einfach zu übernehmen, genügt nicht. In der Praxis zeigt ein Dienstplan, was geplant war, nicht, was tatsächlich passiert ist: Jeder verspätete Arbeitsbeginn, jede Überstunde und jede ausgelassene Pause muss von Hand erkannt und korrigiert werden. Die tatsächlichen Arbeitszeiten in dem Moment zu erfassen, in dem sie anfallen, ist einfacher, genauer und deutlich leichter nachzuweisen.

6. Erfasste Zeit ist nicht automatisch Arbeitszeit. Wie Deloitte betont, geht es bei der angekündigten Verpflichtung darum, Arbeitszeiten zu erfassen, nicht darum, jede Minute zwischen Ein- und Ausstempeln zu vergüten. Wer etwas früher einstempelt oder nach Dienstschluss noch mit Kollegen plaudert, hat nicht automatisch Überstunden geleistet. Was als Arbeitszeit zählt, hängt weiterhin vom Arbeitszeitrecht in Belgien, von den Arbeitsverträgen und von den Regeln in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche ab. Deshalb lohnt es sich, klare Regeln für Pausen, frühes Einstempeln und die Genehmigung von Überstunden festzulegen.

7. Es braucht ein strukturierteres Vorgehen. Für viele Unternehmen bedeutet die Zeiterfassung in Belgien, dass informelle Erfassung auf Vertrauensbasis durch digitale Systeme abgelöst wird, die genau zeigen, wann Mitarbeiter gearbeitet haben. Dieser Wechsel zahlt sich auch für sich genommen aus: mehr Transparenz, weniger Fehler in der Lohnabrechnung und weniger Diskussionen über geleistete Stunden. Ein guter erster Schritt ist, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Gruppen besondere Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem stellen, zum Beispiel Remote-Mitarbeiter, Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter, die vor Ort bei Kunden arbeiten.

So unterstützt TimeMoto Sie bei der Vorbereitung

TimeMoto Cloud hilft Ihnen, verlässliche Arbeitszeitnachweise aufzubauen und die Anforderungen in den EU-Ländern zu erfüllen, die ihre Gesetze nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 angepasst haben. Ihre Mitarbeiter stempeln sich mit einem Zeiterfassungsgerät vor Ort, der mobilen App oder dem Webservice ein und aus. Arbeitsstunden, Überstunden, Abwesenheiten und Urlaub werden an einem Ort erfasst, sodass Ihre Berichte für die Lohnabrechnung bereitstehen, wenn Sie sie brauchen.

Auch Korrekturen bleiben übersichtlich: Jede Änderung hinterlässt eine nachvollziehbare Spur, sodass Sie jederzeit belegen können, was geändert wurde und von wem. Das bedeutet weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler, mehr Kontrolle über die Personalkosten und eine verlässliche Übersicht über die geleisteten Arbeitszeiten.

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung in Belgien

Ist die Zeiterfassung in Belgien ab 2027 Pflicht?

In ihrer Haushaltsvereinbarung vom November 2025 hat die belgische Regierung eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung ab 2027 angekündigt (Ankündigung auf Französisch und Niederländisch). Stand November 2026 ist die endgültige Gesetzgebung noch nicht veröffentlicht, und der Zeitplan kann sich noch verschieben. Die grundsätzliche Richtung ist jedoch klar: Belgien möchte, dass jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter erfasst.

Wie sieht das neue Gesetz zur Zeiterfassung in Belgien aus?

In ihrer Haushaltsvereinbarung von 2025 hat die belgische Regierung angekündigt, dass Arbeitgeber ab 2027 verpflichtet sind, die Arbeitszeit zu erfassen. Der Geltungsbereich der Regeln wird noch diskutiert. In der EU gilt seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 eine allgemeine Pflicht für Arbeitgeber, die Arbeitszeit zu erfassen. Ein Blick auf andere EU-Länder zeigt, dass die Aufzeichnungen in der Regel objektiv, zuverlässig und sowohl für Mitarbeiter als auch für die Arbeitsinspektion zugänglich sein müssen.

Welche Unternehmen müssen in Belgien Arbeitszeiten erfassen?

In der Ankündigung zur verpflichtenden Zeiterfassung werden keine Ausnahmen erwähnt. Da die Regeln noch diskutiert werden, ist noch nichts offiziell. In ihrer Stellungnahme sind sich die Sozialpartner (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberverbände) noch nicht ganz einig. Auch wenn über Ausnahmen gesprochen wurde, steht der vollständige Geltungsbereich des neuen Gesetzes noch nicht fest.

Brauchen Arbeitgeber in Belgien ein Zeiterfassungssystem?

Das Arbeitszeitrecht in Belgien setzt bereits Grenzen für Arbeits- und Ruhezeiten. Arbeitgeber benötigen ein System, das Arbeitszeiten objektiv und zuverlässig erfasst. Mit der angekündigten verpflichtenden Zeiterfassung wird das noch wichtiger.

Ist ein Zeiterfassungsgerät vor Ort in Belgien vorgeschrieben?

Belgien schreibt kein bestimmtes System vor. In der Ankündigung von 2025 ist lediglich von einer „einfachen und flexiblen“ Lösung die Rede. Ein Zeiterfassungsgerät vor Ort, eine mobile App und ein webbasiertes Tool können alle funktionieren, solange die Aufzeichnungen objektiv, zuverlässig und zugänglich sind. Viele Unternehmen kombinieren sie, zum Beispiel ein Zeiterfassungsgerät vor Ort mit einer App für Remote-Mitarbeiter.

Wie sollten Unternehmen in Belgien Arbeitszeiten erfassen?

Im Allgemeinen empfiehlt sich ein Zeiterfassungssystem, das die tatsächlich geleisteten Stunden erfasst, sich nicht ohne Spur ändern lässt und für Prüfungen offensteht. Möglicherweise ist es in den noch nicht veröffentlichten Regeln zur verpflichtenden Zeiterfassung zulässig, mit einem Dienstplan zu arbeiten. In der Praxis funktioniert das aber nur, wenn jede Abweichung genau erfasst wird. Die geplanten Stunden einfach zu übernehmen, genügt nicht. Die tatsächlichen Arbeitszeiten mit einem speziellen System zu erfassen, ist der zuverlässigste Weg, die Anforderungen zu erfüllen.

Welche Risiken drohen, wenn Arbeitszeiten in Belgien nicht erfasst werden?

Arbeitgeber, die die Arbeitszeit nicht erfassen, riskieren Sanktionen, sobald die neuen Regeln in Kraft treten. Schon jetzt stehen sie bei Arbeitsstreitigkeiten schlechter da, weil sich geleistete Stunden ohne verlässliche Arbeitszeitnachweise kaum belegen lassen.

Gilt das Gesetz zur Zeiterfassung in Belgien auch für Remote-Mitarbeiter?

Die Sozialpartner haben der belgischen Regierung eine Stellungnahme übermittelt, die bestimmte Ausnahmen vorsieht, unter anderem für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, und für Remote-Mitarbeiter. Der Geltungsbereich des Gesetzes steht aber noch nicht fest.

Wann sollten sich Unternehmen auf die Zeiterfassung in Belgien vorbereiten?

Auch wenn die verpflichtende Zeiterfassung noch nicht offiziell eingeführt ist, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, sich vorzubereiten. Ein System auszuwählen, Abläufe einzurichten und Mitarbeiter zu schulen braucht Zeit: Je früher Sie beginnen, desto besser.

Kann man in Belgien mit Excel Arbeitszeiten erfassen?

Theoretisch ja, sofern die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. In der Praxis lassen sich Tabellen jedoch leicht ohne Spur ändern, wodurch es schwierig wird, die Verlässlichkeit Ihrer Aufzeichnungen nachzuweisen.

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