Kerstdrukte plannen: waar beginnen?

Kerstdrukte plannen loopt mis als je wijzigingen via verschillende kanalen regelt of nergens noteert: zo ontstaan gaten in de bezetting en uren die je achteraf niet meer kunt verantwoorden. Bepaal voordat je het rooster voor de kerstperiode publiceert waar je wijzigingen vastlegt, hoe seizoensmedewerkers vanaf hun eerste dienst inklokken en wie overuren mag goedkeuren. Maak die keuzes op tijd, want zo loopt de personeelsplanning in de kerstperiode een stuk soepeler zodra de drukte begint.

Drie zwakke plekken in de kerstdrukte

Wijzigingen lopen via verschillende kanalen. Verlof keur je per e-mail goed, een dienstruil stem je in een chat af. Elke beslissing is op zichzelf logisch. Pas als je ze naast elkaar legt, zie je dat er in dezelfde week te veel mensen vrij zijn en er niemand meer kan inspringen.

Seizoensmedewerkers ontbreken in het systeem. Ze beginnen op bijvoorbeeld op een donderdag, maar niemand heeft dan hun rooster en hun manier van inklokken al ingesteld. Hun eerste uren staan nergens, of hooguit op een briefje met het idee om deze later in het systeem in te voeren.

Overuren spreek je tussendoor af. Aan het eind van een drukke dienst zegt iemand snel ja op de vraag: “Kun je een uurtje langer blijven?”. Maar als niemand dat noteert, weet je achteraf niet hoeveel extra uren je team heeft gewerkt en wie daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wat de kerstdrukte laat zien

Een deel van deze zwakke plekken was er al lang vóór de drukte. In een rustige maand houden een of twee mensen de planning in hun hoofd en verloopt goedkeuring informeel, omdat niets formeel hoeft te zijn. In een drukke maand is daar geen ruimte meer voor.

Ook achteraf is de kerstdrukte nuttig. Als je de uren hebt vastgelegd, zie je hoeveel extra uren je team heeft gewerkt en op welke dagen je te weinig mensen had, en gebruik je dat om volgend jaar beter te plannen. Zo niet, dan ben je weer afhankelijk van je geheugen.

Wat vooraf geregeld moet zijn

Eén plek voor wijzigingen. Bepaal waar je wijzigingen zoals dienstruilen en extra diensten vastlegt, zodat je alles in één oogopslag ziet. Wie een ruil goedkeurt, past het rooster nog dezelfde dag aan, zodat het laat zien wie er echt werkt. Een gedeelde agenda werkt net zo goed als je tijdregistratiesysteem, zolang iedereen hetzelfde gebruikt.

Hoe seizoensmedewerkers vanaf hun eerste dienst inklokken. Zet iedereen die voor de kerstdrukte erbij komt, voor een paar weken of langer, vóór de start in het systeem. Zo legt het systeem ook hun eerste dienst vast, net als die van alle anderen. Voor wie blijft, gaat ons artikel over nieuwe medewerkers inwerken in de tijdregistratie dieper in op de eerste weken.

Wie overuren mag goedkeuren. Spreek af wie overuren goed mag keuren, bijvoorbeeld de ploegleider of de leidinggevende van dienst, en waar je ze noteert. Op deze manier zorg je ervoor dat zelfs een snel “Kun je een uurtje langer blijven?” een spoor achterlaat. Als je overuren bijhoudt, zie je bovendien of steeds dezelfde mensen inspringen.

Meer weten

TimeMoto Cloud is gebouwd rondom om het registreren van uren, en met het onderdeel Planning staat het rooster naast de geregistreerde uren. Nieuwe medewerkers kun je al voor hun eerste dag aanmaken, zodat het systeem hun uren vanaf het begin vastlegt.Je kunt het Plus Plan 30 dagen gratis proberen.