Vijf voornemens voor tijd- en aanwezigheidsregistratie om 2026 sterk te starten

Het optimaliseren van hoe medewerkers inklokken, hoe uren worden geregistreerd en hoe afwezigheden en rapportages worden gemanaged, kan een duidelijke impact hebben op uw organisatie. Deze verbeteringen besparen tijd en kosten en zorgen voor voorspelbare, betrouwbare processen voor iedereen.

Veel organisaties gebruiken het nieuwe jaar om prioriteiten te herzien en gewoontes te versterken die de dagelijkse werkzaamheden ondersteunen. Onderzoek laat bovendien zien dat medewerkers aan het begin van een nieuwe cyclus meer openstaan voor procesveranderingen. Dit staat bekend als het fresh start effect. Januari is daarom een logisch moment om verbeteringen door te voeren. Wilt u tijdregistratie onderdeel maken van uw bedrijfsvoornemens, dan helpen deze punten u op weg.

1. Houd inklokken flexibel, maar regels eenvoudig

Er zijn verschillende manieren waarop medewerkers kunnen inklokken en uitklokken. Met TimeMoto kan dat via de TimeMoto app, de webservice en tijdregistratiesystemen op locatie met RFID-passen of keyfobs, pincode of vingerafdruk. Dit is ideaal voor medewerkers die veel onderweg zijn of op afstand werken. Met geofencing stelt u eenvoudig een duidelijke thuiswerkregeling vast.

Flexibiliteit is belangrijk, maar duidelijke regels blijven noodzakelijk. Ons advies voor 2026 is helder. Behoud de opties, maar maak de basis eenvoudig en expliciet. Wees duidelijk over:

• Welke methoden toegestaan zijn per functie

• Wanneer medewerkers moeten in- en uitklokken

• Hoe pauzes worden geregistreerd

• Wat te doen bij vergeten klokmomenten

Leg uw beleid voor tijdregistratie vast in duidelijke taal en deel dit met uw team. Zo behouden medewerkers flexibiliteit en ontvangt u consistente, betrouwbare gegevens. Tegelijkertijd geeft u heldere antwoorden op veelgestelde vragen over pauzes, kloktijden en correcties.

2. Plan wekelijkse controles en goedkeuringen

Verrassingen aan het einde van de maand ontstaan meestal doordat uren niet regelmatig worden gecontroleerd. Plan een vast wekelijks moment waarop leidinggevenden gewerkte uren beoordelen en verlof goedkeuren. Tien minuten op dezelfde dag per week is vaak voldoende.

Voor gebruikers van TimeMoto Cloud betekent dit regelmatig inloggen in de webservice om de uren en afwezigheden van het team te bekijken, in plaats van alles uit te stellen tot vlak voor de loonverwerking. Wekelijkse goedkeuringen zorgen voor meer controle en minder last-minute stress bij HR en finance.

3. Schrap dubbel werk

Als dezelfde informatie op meerdere plekken wordt ingevoerd of gecontroleerd, valt er tijd te winnen. Maak er in 2026 een gewoonte van om dubbele stappen te herkennen en te verwijderen. TimeMoto maakt het eenvoudig om alle tijd- en aanwezigheidsgegevens centraal te managen.

Dit kan betekenen dat informele berichten worden vervangen door formele aanvragen in het systeem, of dat het kopiëren van gegevens tussen spreadsheets stopt. Met TimeMoto maakt u gebruik van ingebouwde workflows voor verlofaanvragen, planning en rapportages. Hoe meer u centraliseert, hoe minder herhaalwerk ontstaat.

4. Geef medewerkers meer selfservice

Elke keer dat een medewerker HR vraagt om uren te controleren, kost dat tijd aan beide kanten. Neem u voor om medewerkers meer controle te geven over hun eigen gegevens.

Gebruikt u al TimeMoto, stimuleer medewerkers dan om TimeMoto Cloud of de app te gebruiken om hun gewerkte uren, vakantiesaldo en aanvragen te bekijken. Verwijs hen waar nodig naar de supportartikelen over vakantiesaldo en tijdrapporten.

Een korte herinnering in januari of een eenvoudige uitleg kan het aantal terugkerende vragen gedurende het jaar sterk verminderen.

5. Bekijk rapportages één keer per maand

Tijdregistratiegegevens bieden waardevolle managementinzichten. Kies in 2026 één vast moment per maand om basispatronen te bekijken. Hoeveel overuren worden er gemaakt. Is dat meer dan vorige maand. Zijn er opvallende afwezigheden. Welke dagen zijn druk en welke rustiger.

TimeMoto Cloud biedt verschillende rapportagetypen en filteropties. Urenstaten zijn beschikbaar in alle Cloud-abonnementen. Geavanceerde rapportages, zoals loon- en overurenrapporten en projectklokrapportages, zijn beschikbaar in het Essential Plan en Plus Plan. Deze maandelijkse inzichten helpen u om personeel beter in te plannen en met meer zekerheid vooruit te kijken.

Meer weten

TimeMoto Cloud ondersteunt uw goede voornemens voor het nieuwe jaar door flexibel inklokken, goedkeuringen, planning en afwezigheidsmanagement samen te brengen in één overzichtelijk online systeem. Het vermindert handmatige administratie, houdt gegevens consistent en geeft u het inzicht dat nodig is om 2026 met vertrouwen te plannen. Probeer TimeMoto Cloud gratis via www.timemoto.com/free-trial.