Een verlofproces dat wérkt (en niet alleen op papier)

In de meeste bedrijven bestaan er twee versies van het verlofaanvraagproces: de officiële versie op papier en de manier waarop het er in de praktijk echt aan toegaat. Ergens daartussen raken aanvragen zoek, worden goedkeuringen niet vastgelegd en wordt vervanging niet op tijd geregeld.

In theorie: Een medewerker dient ruim van tevoren een verlofaanvraag in, de leidinggevende controleert de beschikbaarheid en binnen een of twee dagen volgt een duidelijk antwoord.

In de praktijk: Op vrijdagmiddag komt er een bericht binnen. De leidinggevende ziet het pas op maandag, weet niet meer of iemand anders die week al vrij heeft, geeft voorlopig toestemming en legt dit nergens vast. Twee weken later zijn twee medewerkers tegelijkertijd afwezig en is er geen vervanging geregeld.

Een proces dat voor vijf medewerkers goed werkt, schiet vaak tekort zodra het team groeit. Deze problemen worden meestal niet veroorzaakt door de betrokken personen, maar door een proces dat niet consequent wordt gevolgd. Een betrouwbaar proces voor verlofaanvragen beantwoordt vijf eenvoudige vragen.

5 vragen voor verlofaanvragen

1. Waar wordt de aanvraag ingediend? Kies één kanaal en gebruik uitsluitend dat kanaal. Dit kan een systeem, een gedeelde inbox of een formulier zijn. Als aanvragen via verschillende kanalen binnenkomen, bestaat altijd het risico dat ze worden gemist of niet op dezelfde manier worden behandeld.

2. Welke gegevens moet de aanvraag bevatten? De aanvraag moet alle informatie bevatten die nodig is om een beslissing te nemen zonder eerst aanvullende vragen te hoeven stellen. Denk aan de naam van de medewerker, de gewenste periode, het soort verlof en of het om een hele of een gedeeltelijke werkdag gaat. Stel ook een duidelijke minimale aanvraagtermijn vast en pas deze consequent toe. Ontbreken er belangrijke gegevens, stuur de aanvraag dan terug om deze te laten aanvullen in plaats van hem direct goed te keuren.

3. Binnen welke termijn krijgen medewerkers antwoord? Twee werkdagen is een redelijke standaard. De exacte termijn is minder belangrijk dan het feit dat er een duidelijke termijn is en dat deze wordt nageleefd. Onbeantwoorde aanvragen ondermijnen het vertrouwen in het proces, zelfs wanneer ze uiteindelijk worden goedgekeurd.

4. Is er voldoende bezetting voordat er een beslissing wordt genomen? Dit is de stap die bij informele processen het vaakst wordt overgeslagen. Voordat een aanvraag wordt goedgekeurd, moet de leidinggevende controleren wie er in dezelfde periode nog meer afwezig is en of er voldoende bezetting overblijft. Eerst goedkeuren en pas daarna de personeelsplanning controleren, kan leiden tot personeelstekorten die veel moeilijker op te lossen dan te voorkomen zijn.

5. Waar leg je de beslissing vast? Zodra een aanvraag is goedgekeurd of afgewezen, moet de beslissing op een centrale plek worden vastgelegd. De informatie mag niet alleen in het geheugen van de leidinggevende of in een chatgesprek blijven staan. De medewerker heeft een schriftelijke bevestiging nodig, de planning moet worden bijgewerkt en er moet een duidelijke registratie beschikbaar zijn voor eventuele vragen over de salarisadministratie.

Laat medewerkers zelf verlof aanvragen

De eerste stap bij medewerkers neerleggen is een van de eenvoudigste manieren om de administratieve druk voor HR te verlagen. Wanneer alle relevante gegevens al volledig zijn ingevuld, hoeft de leidinggevende de aanvraag alleen nog te beoordelen en een beslissing te nemen. De informatie hoeft dan niet eerst bij elkaar te worden gezocht.

In TimeMoto Cloud dienen medewerkers hun afwezigheidsaanvragen rechtstreeks via de app in. Ze vullen daarbij de datum, het type afwezigheid en de betreffende periode in. Na goedkeuring wordt de afwezigheid automatisch aan de planning van de medewerker toegevoegd. Een extra handmatige invoer is niet nodig en de planning blijft altijd actueel.

Zorg dat iedereen dezelfde werkwijze volgt

Een verlofaanvraag is alleen betrouwbaar als iedereen het gebruikt. Als sommige medewerkers hun aanvraag via het afgesproken kanaal indienen, terwijl anderen een bericht blijven sturen of het persoonlijk vragen, moet de leidinggevende alsnog aanvragen uit verschillende kanalen verzamelen en verwerken.

Informele aanvragen die buiten het vastgestelde proces binnenkomen, moeten daarom naar het juiste kanaal worden verwezen en niet als uitzondering worden behandeld. Iedere uitzondering wekt onbedoeld de indruk dat het volgen van het proces niet verplicht is.

Wanneer iedere aanvraag dezelfde stappen doorloopt en volgens dezelfde criteria wordt behandeld, weten medewerkers wat ze kunnen verwachten. Die voorspelbaarheid wordt steeds belangrijker, zeker omdat verlofrechten en regels rond afwezigheid binnen Europa sterk uiteenlopen.

Maak verlof aanvragen eenvoudiger met TimeMoto Cloud

TimeMoto Cloud biedt je team één centrale plek om verlofaanvragen in te dienen, te beoordelen en goed te keuren. Goedgekeurde afwezigheid wordt automatisch aan de planning toegevoegd.

Probeer TimeMoto Cloud 30 dagen gratis en ontdek hoe eenvoudig verlof en afwezigheid kunnen worden beheerd.