Hoe u tijdfraude voorkomt zonder een cultuur van wantrouwen te creëren

Tijdfraude voelt soms ongemakkelijk om te bespreken, maar het is vooral een praktisch onderwerp. Enkele minuten extra hier en daar, een collega die inklokt voor iemand anders, een lange pauze die nooit wordt geregistreerd. Natuurlijk kunnen eerlijke fouten gebeuren en geen van deze handelingen lijkt op zichzelf ernstig. Toch drukken ze stilletjes op de marge en zorgen ze voor spanning rond loon en eerlijkheid. Hoe pakt u dit aan?

Onderzoek op basis van cijfers van de American Payroll Association laat zien dat tijdfraude kan oplopen tot meerdere uren per medewerker per week. Dat leidt jaarlijks tot duizenden euro’s aan extra loonkosten. Voor een klein bedrijf is dat geld dat beter besteed kan worden aan groei, salarissen of nieuwe medewerkers.

Hoe tijdfraude er in de praktijk uitziet

Tijdfraude is zelden een groot opgezet plan. Het gaat meestal om kleine gewoontes die zich in de loop van de tijd opstapelen.

• Inklokken voor iemand die te laat is

• Het afronden van werktijden aan het einde van een dienst

• Ingeklokt blijven tijdens een langere pauze

Uit een recent onderzoek blijkt dat ongeveer een kwart van de werknemers toegeeft hun uren te veel of onjuist op te geven. De gemiddelde frauduleuze tijd bedraagt vier en een half uur per week voor wie zich eraan schuldig maakt. Dat is meer dan een extra werkweek per persoon per jaar.

Daarnaast is er een menselijke kant. Medewerkers die alles correct doen, voelen zich gemakkelijk niet gewaardeerd wanneer anderen de regels oprekken. Het vertrouwen in het systeem en in het management neemt dan af.

Begin met duidelijke en eerlijke regels

De beste eerste stap is duidelijkheid en geen controle. Mensen zijn veel minder geneigd het systeem te testen wanneer zij de regels begrijpen en het gevoel hebben dat deze voor iedereen gelijk gelden.

Communiceer in begrijpelijke taal:

• Wat telt als werktijd en wat niet

• Hoe en wanneer medewerkers moeten inklokken en uitklokken

• Hoe pauzes, overuren en flexibele werktijden worden geregistreerd

• Wat er gebeurt als iemand de regels herhaaldelijk breekt

Zorg ervoor dat managers deze regels consequent toepassen in alle teams. Niets ondermijnt een beleid sneller dan uitzonderingen of voorkeursbehandelingen.

Gebruik lichte controles die toch bescherming bieden

Als de regels duidelijk zijn, kunt u eenvoudige controles toevoegen die het bedrijf beschermen zonder dat medewerkers zich bekeken voelen.

1. Geef elke medewerker een unieke manier om zich te identificeren, bijvoorbeeld met een persoonlijke badge of nog beter met vingerafdrukauthenticatie. Maak duidelijk dat het delen van inloggegevens niet is toegestaan

2. Vraag managers om uren te controleren en goed te keuren voordat deze naar de salarisadministratie gaan

3. Bekijk tijdregistraties regelmatig op opvallende patronen zoals veel te late starts die niet in het rooster verschijnen of herhaalde correcties voor dezelfde persoon

Vakpublicaties benadrukken dat de meest effectieve aanpak bestaat uit een combinatie van redelijke controles en een cultuur van eerlijkheid, niet uit zware monitoring.

Praat over eerlijkheid en niet over wantrouwen

Hoe u deze maatregelen presenteert, is belangrijk. Positioneer nauwkeurige tijdregistratie als onderdeel van een eerlijke werkomgeving waarin iedereen gelijk wordt behandeld en correct wordt betaald. Leg uit dat het verminderen van tijdfraude helpt om banen te beschermen en het bedrijf gezond te houden en niet alleen om kosten te besparen.

Nodig uit tot vragen en feedback. Als medewerkers begrijpen waarom nauwkeurige aanwezigheidsgegevens belangrijk zijn, steunen zij het proces eerder en melden zij problemen sneller.

Kort gezegd levert een goede aanpak van tijdfraude drie voordelen op. Betere controle over loonkosten, minder lastige gesprekken over uren en betaling en een sterker gevoel van eerlijkheid binnen het team.

Meer weten

TimeMoto Cloud helpt kleine bedrijven tijdfraude te verminderen door elke medewerker een duidelijke en consistente manier te geven om uren vast te leggen. Managers en HR krijgen een betrouwbaar overzicht van wie wanneer heeft gewerkt met een controleerbaar logboek van alle correcties in de inklokgegevens. Dit betekent minder mogelijkheden voor samen inklokken, minder discussies en meer zekerheid dat de salarisverwerking is gebaseerd op nauwkeurige gegevens. Probeer TimeMoto Cloud gratis via www.timemoto.com/free-trial.