Self-Service tijdregistratie: laat uw team de eigen uren managen

Een paar minuten om een gemiste klokactie te herstellen, nog wat tijd voor vragen over verlofsaldi en daarna een half uur om roosters te herschikken. Administratie rond tijd en aanwezigheid voelt zelden dringend maar is altijd aanwezig en kost elke dag tijd. De juiste vorm van Self-Service geeft een groot deel van die tijd terug. Wanneer medewerkers hun eigen uren kunnen inzien en zelf afwezigheid aanvragen, besteden eigenaren en HR minder tijd aan terugkerende vragen en aanpassingen.

In dit artikel leggen wij uit wat wij bedoelen met Self-Service binnen tijd en aanwezigheidsregistratie, waarom het goed is voor uw bedrijf en voor uw teams en hoe u dit introduceert zonder de controle te verliezen.

Waarom medewerkers meer controle willen over hun uren

Veel mensen regelen bankzaken, aankopen en reizen via hun telefoon. Wanneer zij vervolgens HR moeten benaderen voor basisinformatie over hun eigen werktijd, voelt dat onnodig traag. Medewerkers toegang geven tot hun eigen tijdgegevens toont vertrouwen en respect.

In de praktijk betekent dit dat medewerkers de volgende zaken zelf kunnen regelen:

• Hun geregistreerde uren en overuren bekijken

• Verlofsaldi controleren

• Afwezigheidsaanvragen indienen

• Komende diensten bekijken

Wanneer medewerkers zien hoe hun tijd wordt geregistreerd, twijfelen zij minder snel aan fouten of oneerlijkheid. Transparantie versterkt het vertrouwen in het systeem en vermindert wrijving in dagelijkse gesprekken.

Hoe Self-Service administratie vermindert voor eigenaren en HR

Voor eigenaren en HR is het voordeel duidelijk. Minder terugkerende vragen en minder handmatige invoer. In plaats van dat HR elke verlofaanvraag invoert en elke gemiste klokactie corrigeert, voeren medewerkers de meeste informatie zelf in.

Managers keuren aanvragen goed of af op één plek. HR komt alleen in actie wanneer iets ongebruikelijk of gevoelig is. Het resultaat is minder tijd voor herhalende taken en meer tijd voor echt HR-werk zoals het ondersteunen van managers en medewerkers.

Hoe u Self-Service introduceert in een klein bedrijf

U hebt geen grote HR-afdeling nodig om Self Service succesvol te maken. Een paar praktische keuzes zijn voldoende.

Bepaal eerst wat medewerkers zelf kunnen doen. Bijvoorbeeld inklokken en uitklokken, verlof aanvragen en eigen saldi bekijken.

Bepaal vervolgens duidelijke regels voor goedkeuringen en deadlines vóór de salarisverwerking. Bijvoorbeeld dat elke aanvraag eerst per e-mail met de leidinggevende besproken wordt voordat deze wordt ingediend. Communiceer deze regels helder en verwijs er consequent naar zodat iedereen het proces begrijpt.

Houd tenslotte overzicht. Self Service betekent niet minder controle. Met actuele en volledige gegevens zien eigenaren en HR-sneller trends in overuren, afwezigheid en personeelsbezetting.

Meer weten

TimeMoto Cloud helpt kleine bedrijven Self-Service mogelijk te maken door klokacties, goedkeuringen en afwezigheidsmanagement in één eenvoudig systeem samen te brengen. Medewerkers managen hun eigen uren en aanvragen terwijl managers en HR overzicht houden. Dit vermindert handmatige correcties en maakt tijd vrij voor werk dat echt telt. Probeer TimeMoto Cloud gratis via www.timemoto.com/free-trial.