Tijd besparen op het managen van werkuren in drie eenvoudige stappen

Als u het gevoel heeft dat er te weinig uren in een dag zitten, bent u niet de enige. Brits onderzoek laat zien dat veel kleine ondernemers graag vier extra uren per werkdag zouden hebben om hun administratie af te ronden. Het managen van tijd en aanwezigheid speelt hierbij een centrale rol. Roosters, gewerkte uren, urenstaten, verlofaanvragen en correcties kosten zowel ondernemers als HR elke week veel tijd. In dit artikel laten wij zien hoe u deze tijd terugwint.

Administratie is in bijna elke organisatie een van de grootste oorzaken van tijdverlies. Onderzoek van de Duitse investeringsbank KfW onder mkb-bedrijven toont aan dat zeven procent van hun werktijd naar administratieve processen gaat. Dit komt neer op gemiddeld 32 uur per maand puur voor wettelijke verplichtingen.

Hoe administratie uw bedrijf focus ontneemt

De gevolgen hiervan gaan verder dan alleen ongemak. Elke correctie van een urenstaat of verlofsaldo kost tijd die u liever besteedt aan klanten, verkoop en ondersteuning van medewerkers. Voor HR zorgen herhaalde fouten voor meer vragen, meer mails en een groter risico op discussies over salaris of gewerkte uren. Na verloop van tijd stijgen niet alleen de kosten, maar neemt ook het vertrouwen in de manier waarop werktijd wordt verwerkt af.

In veel mkb-bedrijven is het bijhouden van tijd en aanwezigheid geen hoofdtaak van iemand. Eigenaren combineren groei, cashflow en klanten. HR richt zich op werving, salarisadministratie en dagelijkse vragen van medewerkers. Tijdregistratie raakt verspreid over spreadsheets, papier en berichten en wordt kwetsbaar naarmate het team groeit. Hoe verbetert u deze situatie?

Drie duidelijke stappen om tijd en aanwezigheidsadministratie te verminderen

1. Vereenvoudigen

Zorg voor één duidelijke manier om tijd te registreren. Bepaal hoe medewerkers het tijdregistratiesysteem gebruiken, hoe zij pauzes registreren en hoe zij afwezigheid aanvragen. Leg dit in eenvoudige taal vast en deel het met iedereen. Een eenvoudige en consequente werkwijze werkt beter dan een slimme methode die niemand volgt.

2. Focussen

Houd de controle hoog en de inspanning laag. Bepaal welke registraties het vaakst moeten worden gecorrigeerd en welke de grootste gevolgen hebben als ze niet kloppen. Voor sommige bedrijven betekent dit aandacht voor overuren of onregelmatige weekenddiensten. Voor andere gaat het om verlofaanvragen. Dit zijn de registraties die u het meest moet controleren. Zo bespaart u waardevolle tijd. Plan een vast wekelijks moment waarop leidinggevenden uren goedkeuren voordat deze bij HR of salarisadministratie terechtkomen.

3. Standaardiseren

Zorg ervoor dat informatie altijd volledig is. Dit lijkt vanzelfsprekend maar in veel bedrijven bestaan informele werkwijzen voor dienstenwissels en verlofaanvragen zoals briefjes of mondelinge berichten. Sta dit niet toe en verwijs altijd naar standaardtemplates. Stel ook een duidelijk moment vast waarop gegevens voor de salarisrun niet meer kunnen worden aangepast. Zo blijft er tijd over voor een korte controle op ontbrekende informatie of opvallende patronen. Hierdoor wordt een probleem vroeg opgelost in plaats van in de drukte aan het einde van de maand.

Tijdgegevens inzetten voor betere beslissingen

Zodra tijd en aanwezigheidsgegevens betrouwbaar zijn, worden zij een waardevol hulpmiddel. Eigenaren zien waar overuren oplopen en waar personeelsbezetting moet worden aangepast. HR ziet patronen in afwezigheid, begrijpt piekmomenten en ondersteunt leidinggevenden met feiten in plaats van aannames.

Het idee is eenvoudig. Zorg voor een duidelijke en eerlijke manier om tijd te registreren. Houd gegevens schoon en controleer regelmatig de onderdelen die het meest tellen. Zo bespaart u elke maand uren en krijgen medewerkers meer vertrouwen in hoe hun tijd wordt gemanaged.

Meer weten

TimeMoto Cloud helpt bedrijven van elke omvang om minder tijd te besteden aan urenadministratie. Het brengt tijdregistratiesysteem, roosters en afwezigheidsmanagement samen in één eenvoudig systeem waarin medewerkers veel invoer zelf doen. Dit vermindert handmatige correcties, houdt gegevens duidelijk en compliant en levert elke maand uren tijdwinst op. Probeer TimeMoto Cloud 30 dagen gratis via www.timemoto.com/free-trial.