Come scegliere il terminale di rilevazione presenze giusto

A cosa prestare attenzione quando si sceglie un terminale di rilevazione presenze? A prima vista, le differenze sembrano minime: i dipendenti timbrano in entrata e in uscita e le ore di lavoro vengono registrate. Eppure, nella gestione quotidiana, la scelta del dispositivo può fare la differenza.

Quanti dipendenti timbrano ogni giorno e come desidera gestire le ore registrate? Queste sei domande la aiuteranno a scegliere.

1. Quanti dipendenti utilizzeranno il terminale?

Il numero di dipendenti influisce sulla scelta del terminale di rilevazione presenze. Un’azienda con dieci dipendenti ha esigenze diverse da una in cui centinaia di persone timbrano contemporaneamente. Quando i dipendenti sono numerosi, il terminale deve consentire di timbrare rapidamente anche nei momenti di maggiore affluenza, senza creare code.

Pensi anche alle esigenze future. La sua azienda sta crescendo? Un sistema che cresce insieme all’azienda evita di dover sostituire il terminale in seguito.

2. Badge RFID, codice PIN o impronta digitale: quale metodo scegliere?

I moderni terminali di rilevazione presenze offrono diversi metodi di identificazione, ciascuno con i propri vantaggi. Il badge RFID consente ai dipendenti di timbrare in modo rapido e semplice. È particolarmente pratico se utilizzano già un badge di accesso compatibile.

Il codice PIN non richiede un badge fisico, ma i dipendenti devono ricordare il proprio codice personale.

Il riconoscimento delle impronte digitali permette di timbrare senza portare con sé un badge né ricordare un PIN.

La scelta migliore dipende da ciò che funziona per il suo gruppo e dalle caratteristiche dell’ambiente di lavoro.

3. Dove iniziano e finiscono la giornata lavorativa i dipendenti?

Non tutti i dipendenti lavorano alla scrivania. Nel settore alberghiero e della ristorazione, ad esempio, i turni iniziano e finiscono spesso in un punto centrale. Un terminale installato in una posizione fissa offre a tutti un unico punto di riferimento per registrare le ore di lavoro.

Quando è collegato a TimeMoto Cloud, il terminale consente inoltre ai responsabili di avere una panoramica aggiornata di chi ha timbrato. In questo modo, non devono affidarsi a fogli presenze cartacei o a fogli di calcolo compilati in un secondo momento dai dipendenti. 

4. Cosa succede se un dipendente dimentica di timbrare?

Anche con il terminale giusto, possono verificarsi degli imprevisti. Un dipendente può dimenticare di timbrare o perdere il badge. In questi casi, correggere la registrazione deve essere semplice.

Scelga un terminale collegato a un software che consenta ai responsabili di verificare e correggere le timbrature, mantenendo uno storico di tutte le modifiche. Così i dati restano corretti e le registrazioni originali sono sempre consultabili.

5. Perché scegliere un terminale collegato al cloud?

Registrare le ore di lavoro è solo il primo passo. I responsabili utilizzano questi dati anche per controllare gli straordinari e preparare le informazioni necessarie all’elaborazione delle paghe. Raccogliere manualmente queste informazioni da fonti diverse richiede tempo. 

Quando il terminale è collegato a Internet e a TimeMoto Cloud, le timbrature vengono sincronizzate automaticamente. I dati sono quindi disponibili per la creazione di report e la gestione delle presenze. I responsabili lavorano così con informazioni centralizzate, senza doverle trasferire da un foglio di calcolo all’altro. 

6. Quale terminale TimeMoto è adatto alla sua azienda?

Conoscere il modo di lavorare del suo team facilita la scelta del terminale giusto. TimeMoto Series 4 comprende due modelli, entrambi progettati per funzionare con TimeMoto Cloud.

Il TimeMoto TM-414 offre l’identificazione tramite badge RFID e codice PIN. I dipendenti timbrano in entrata e in uscita con un badge o il proprio codice personale.

Il TimeMoto TM-424 offre gli stessi metodi di identificazione, con in più il riconoscimento opzionale delle impronte digitali, per le aziende in cui l’uso della biometria è appropriato e consentito.

Trovi il terminale di rilevazione presenze giusto per la sua azienda

Parta da come il suo team timbra ogni giorno e da come desidera gestire le ore registrate. Scelga un terminale che si adatti a queste abitudini e possa accompagnare la crescita della sua azienda.

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