Wenn die Behelfslösung zur Routine wird

Die meisten KMU haben keine kaputte Zeiterfassung. Sie haben eine Zeiterfassung, die nie ganz gepasst hat, umgeben von einer Reihe informeller Lösungen, die alle als selbstverständlich akzeptieren.

Niemand hat das so geplant. Ein Prozess, der etwas umständlich war, bekam eine Behelfslösung. Die Behelfslösung wurde zur Gewohnheit. Die Gewohnheit wurde zur ungeschriebenen Regel. Und irgendwann wurde die Behelfslösung zur Routine, und niemand erinnert sich mehr so genau, was sie eigentlich überbrücken sollte.

Wir haben bereits darüber geschrieben, wo die Arbeitszeit im Alltag tatsächlich bleibt. Dieser Artikel handelt davon, was Unternehmen um die Antwort herum aufgebaut haben.

So sehen Behelfslösungen in der Praxis aus

Sie sind so vertraut, dass sie kaum noch auffallen. Aber wer einmal anfängt, sie zu suchen, findet sie überall.

Die Freitagsroutine

Die Stundennachweise sind freitags fällig. In der Praxis füllen die meisten Mitarbeiter sie freitagsnachmittags aus dem Gedächtnis aus und arbeiten eine Woche nach, an die sie sich nur noch halb erinnern. Die HR-Mitarbeiterin weiß das, also lässt sie einen Puffertag verstreichen, bevor sie jemanden mahnt. Der Vorgesetzte weiß das, also genehmigt er alles montags früh im Block, ohne genauer hinzuschauen. Das System meldet: Aufzeichnungen vollständig. Nah genug dran, und "nah genug" ist still und leise zum Standard geworden.

Das inoffizielle Ausstempeln

Ein Teammitglied vergisst ständig auszustempeln. Ein Kollege übernimmt das inzwischen für ihn und trägt die Zeit ein, zu der sie selbst gegangen ist. Die Aufzeichnungen sehen sauber aus. Niemand hat es beanstandet. Aber niemand weiß wirklich, ob die eingetragenen Stunden dem entsprechen, was tatsächlich gearbeitet wurde. Im Fall einer Auseinandersetzung oder einer Prüfung ist diese Lücke kein Randdetail.

Die Überstunden Regelung, die niemand aufgeschrieben hat

Überstunden entstehen, wenn jemand über seine vertraglichen Stunden hinaus arbeitet. In der Praxis rundet die Vorgesetzte alles unter fünfzehn Minuten ab und alles über dreißig Minuten auf. Sie macht das seit drei Jahren so und hält es für fair. Aber es wurde nie mit der Personalabteilung abgestimmt, nie an die Mitarbeiter kommuniziert, und die beiden Vorgesetzten der anderen Schichten handhaben es unterschiedlich. Drei Teams, drei Auslegungen derselben Regel, und bisher hat es niemand bemerkt.

Die Abwesenheit, die in WhatsApp lebt

Urlaubsanträge laufen über das System. Krankmeldungen laufen über das System. Aber wenn jemand früher gehen muss, um die Kinder abzuholen, oder eine Schicht tauschen will, läuft das über WhatsApp. Der Vorgesetzte genehmigt es dort. Die Personalabteilung ist nicht immer im Bild. Am Monatsende gleicht die HR-Mitarbeiterin ab, was das System zeigt, mit dem, was sie informell gehört hat, und füllt die Lücken so gut sie kann. Das kostet sie jeden Monat etwa zwei Stunden. Es hat immer etwa zwei Stunden gekostet.

Warum niemand etwas ändert

Jede dieser Situationen lässt sich einzeln leicht abtun. Niemand handelt unehrlich. Die Beteiligten treffen vernünftige Entscheidungen mit Werkzeugen, die nicht ganz zur Realität des Betriebs passen.

Informelle Lösungen bleiben bestehen, weil sie gut genug funktionieren. Und "gut genug" ist ein starkes Argument gegen die Mühe, etwas zu ändern. Die Kosten einer Lösung erscheinen immer größer als die Kosten des Weiterso, vor allem wenn sich die Kosten des Weiterso unsichtbar über Dutzende kleiner Momente über Monate und Jahre verteilen.

Was informelle Zeiterfassung wirklich kostspielig macht, ist ihre kumulative Wirkung. Jede Behelfslösung bringt eine kleine Ungenauigkeit in die Arbeitszeitaufzeichnung ein. Jede schafft eine Abhängigkeit vom internen Wissen oder den Gewohnheiten einer bestimmten Person. Fällt diese Person weg, durch Kündigung, Abwesenheit oder Wachstum, das Verantwortlichkeiten auf neue Mitarbeiter verteilt, hört die Behelfslösung auf zu funktionieren, ohne dass jemand das eingeplant hätte.

Wenn sich etwas verändert

Behelfslösungen überleben in der Regel so lange, bis sich der Betrieb um sie herum verändert. Jemand geht und nimmt sein internes Wissen mit. Das Team wächst, und informelle Lösungen, die für fünfzehn Personen funktioniert haben, halten bei dreißig nicht mehr. Oder eine Betriebsprüfung findet statt und verlangt Aufzeichnungen, für die die Behelfslösung nie konzipiert wurde.

Zu diesem letzten Punkt ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 relevant. Es legt fest, dass alle EU-Arbeitgeber objektive, zuverlässige und zugängliche Arbeitszeitaufzeichnungen führen müssen. Aufzeichnungen, die auf Gewohnheit, Erinnerung oder informellen Absprachen beruhen, erfüllen diesen Standard nicht, egal wie gut das System im Alltag funktioniert hat.

Eine Behelfslösung zu ersetzen, auf die der Betrieb inzwischen angewiesen ist, ist erheblich schwieriger als etwas zu ersetzen, das lediglich unbequem ist. Je länger sie läuft, desto mehr hat sich der Betrieb still und leise um sie herum aufgebaut.

Ein nützlicher Test

Zwei Fragen, über die es sich lohnt nachzudenken.

Wenn die Person, die Ihre Zeiterfassung KMU-intern verwaltet, morgen das Unternehmen verlassen würde: Wie lange würde es dauern, bis die Lücken sichtbar werden? Wenn die ehrliche Antwort eher Tage als Monate ist, steckt mehr internes Wissen in jemandem Kopf als im System.

Und wenn ein Mitarbeiter seine Stunden oder Überstunden anfechten würde: Könnten Sie anhand Ihrer Aufzeichnungen allein klar belegen, was vereinbart und was gearbeitet wurde? Wenn die Antwort erfordert, dass jemand sich an etwas erinnert, etwas informell Verstandenes erklärt oder eine Lücke aus dem Kontext füllt, leisten die Aufzeichnungen weniger, als es den Anschein hat.

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