Wanneer de noodoplossing de standaard wordt

De meeste mkb-bedrijven hebben geen kapot tijdregistratiesysteem. Ze hebben een systeem dat nooit helemaal klopte, omgeven door een reeks informele oplossingen die iedereen accepteert als de normale manier van werken.

Niemand heeft het zo ontworpen. Een proces dat wat omslachtig was, kreeg een noodoplossing. De noodoplossing werd een gewoonte. De gewoonte werd een ongeschreven regel. En ergens onderweg werd de noodoplossing de standaard, en niemand weet meer precies wat die eigenlijk oploste.

We hebben eerder geschreven over waar de tijd tijdens een werkdag naartoe gaat. Dit artikel gaat over wat bedrijven rondom dat antwoord hebben gebouwd.

Hoe noodoplossingen er in de praktijk uitzien

Ze zijn zo vertrouwd dat ze nauwelijks opvallen. Maar zodra u er eenmaal op let, zijn ze overal.

De vrijdaginhaalslag

Urenstaten moeten vrijdag worden ingediend. In de praktijk vullen de meeste medewerkers die vrijdagmiddag in vanuit hun geheugen, terugblikkend op een week die ze zich maar half herinneren. De HR-medewerker weet dit, dus wacht ze een dag voordat ze iemand achter zijn broek aanzit. De leidinggevende weet dit, dus keurt hij alles maandagochtend in één keer goed zonder er te nauwkeurig naar te kijken. Het systeem meldt dat de registraties compleet zijn. Ze zijn goed genoeg, en "goed genoeg" is stilletjes de standaard geworden.

Het niet-officiële uitstempelen

Een teamlid vergeet altijd uit te stempelen. Zijn collega doet het inmiddels voor hem als gunst, en registreert de tijd waarop zij zelf vertrok. De registraties zien er correct uit. Niemand heeft er iets van gezegd. Maar niemand weet eigenlijk of de geregistreerde uren overeenkomen met wat er daadwerkelijk gewerkt is, en bij een geschil of een controle is die discrepantie geen detail.

De afrondingsregel die niemand heeft opgeschreven

Overuren ontstaan wanneer iemand meer werkt dan zijn contracturen. In de praktijk rondt de leidinggevende alles onder de vijftien minuten naar beneden af en alles boven de dertig minuten naar boven. Ze doet dit al drie jaar en het lijkt haar eerlijk. Maar het is nooit afgestemd met HR, nooit gecommuniceerd aan medewerkers, en de twee leidinggevenden van andere diensten passen het anders toe. Drie teams, drie interpretaties van dezelfde regel, en tot nu toe heeft niemand het opgemerkt.

Het verzuim dat in WhatsApp leeft

Verlofaanvragen gaan via het systeem. Ziekmeldingen gaan via het systeem. Maar als iemand eerder weg moet om de kinderen op te halen of een dienst wil ruilen, gebeurt dat via WhatsApp. De leidinggevende keurt het daar goed. HR is niet altijd op de hoogte. Aan het einde van de maand vergelijkt de HR-medewerker wat het systeem laat zien met wat ze informeel heeft gehoord, en vult de gaten zo goed mogelijk in. Dat kost haar elke maand ongeveer twee uur. Het heeft altijd ongeveer twee uur gekost.

Waarom niemand het oplost

Elke situatie is afzonderlijk makkelijk weg te wuiven. Niemand handelt oneerlijk. De betrokkenen nemen redelijke beslissingen met tools die niet helemaal aansluiten bij de manier waarop het bedrijf werkt.

Noodoplossingen blijven bestaan omdat ze goed genoeg werken. En "goed genoeg" is een sterk argument tegen de moeite van veranderen. De kosten van een oplossing lijken altijd groter dan de kosten van het zo laten, vooral als die kosten onzichtbaar verspreid zijn over tientallen kleine momenten gedurende maanden en jaren.

Wat noodoplossingen echt kostbaar maakt, is hun cumulatieve aard. Elke oplossing introduceert een kleine onnauwkeurigheid in de registraties. Elke oplossing creëert een afhankelijkheid van de specifieke kennis of gewoonten van één persoon. Als die persoon wegvalt, door ontslag, ziekte of groei die verantwoordelijkheden over nieuwe mensen verdeelt, houdt de noodoplossing op te werken zonder dat iemand dat heeft voorzien.

Wanneer er iets verandert

Noodoplossingen overleven doorgaans totdat het bedrijf eromheen verandert. Iemand vertrekt en neemt zijn interne kennis mee. Het team groeit en informele oplossingen die voor vijftien mensen werkten, houden het niet meer vol bij dertig. Of er komt een arbeidsinspectie die registraties opvraagt die de noodoplossing nooit bedoeld was te produceren.

Over dat laatste punt is het arrest van het Hof van Justitie van de Europese Unie uit 2019 relevant. Daarin is vastgesteld dat alle EU-werkgevers objectieve, betrouwbare en toegankelijke registraties van dagelijkse werktijden moeten bijhouden. Registraties die afhankelijk zijn van gewoonte, geheugen of informele afspraken voldoen niet aan die norm, ongeacht hoe goed het systeem dagelijks heeft gefunctioneerd.

Een noodoplossing vervangen die een dragend element is geworden, is aanzienlijk moeilijker dan iets vervangen dat simpelweg onhandig is. Hoe langer ze doorloopt, hoe meer het bedrijf er stilletjes omheen is gebouwd.

Een nuttige test

Twee vragen om even bij stil te staan.

Als de persoon die uw tijdregistraties beheert morgen zou vertrekken, hoe lang zou het dan duren voordat de gaten zichtbaar worden? Als het eerlijke antwoord eerder dagen dan maanden is, zit er meer interne kennis in iemands hoofd dan in het systeem.

En als een medewerker zijn uren of overuren zou betwisten, kunt u dan aan de hand van uw registraties alleen aantonen wat er is afgesproken en wat er is gewerkt? Als het antwoord vereist dat iemand zich iets herinnert, iets uitlegt dat informeel werd begrepen, of een gat opvult vanuit de context, doen de registraties minder werk dan ze lijken te doen.

Meer informatie

Als een van de bovenstaande voorbeelden herkenbaar was, loont het de moeite om eens goed te kijken waar uw tijdregistratieproces eindigt en waar de noodoplossingen beginnen. TimeMoto Cloud geeft mkb-bedrijven één gestructureerd systeem voor het registreren van uren, het managen van verzuim en het bijhouden van nauwkeurige registraties zonder afhankelijk te zijn van iemands geheugen.

Probeer het 30 dagen gratis en ontdek hoeveel van uw huidige proces eigenlijk een noodoplossing is.