Verplichte urenregistratie in België vanaf 2027: dit moet elke werkgever weten

Belgium is preparing a major update to its labour regulations
België heeft verplichte urenregistratie aangekondigd voor 2027. Hoewel de uiteindelijke wetgeving nog in de voorbereidende fase verkeert, kunnen werkgevers al wel nagaan hoe zij hun werktijden vastleggen. Wat is er aangekondigd, welke systemen zouden aan de voorgestelde eisen kunnen voldoen en vooral ook: hoe kan elk bedrijf zich voorbereiden? Lees deze zeven aandachtspunten over de nieuwe regelgeving.

7 aandachtspunten voor verplichte urenregistratie in België

1. Het komt voort uit een Europese uitspraak. In 2019 maakte een uitspraak van het Europees Hof van Justitie duidelijk dat regels over arbeidstijd alleen werken als uren daadwerkelijk worden gemeten. Sindsdien zijn veel EU-landen aan nieuwe wetgeving gaan werken. De Belgische regering gaf hier in het begrotingsakkoord van november 2025 invulling aan met een algemene verplichting tot urenregistratie vanaf 2027 (aankondiging in het Frans en het Nederlands). De definitieve regelgeving is echter nog niet gepubliceerd.

2. Het is een aanvulling op bestaande wetgeving. De arbeidstijdwetgeving in België stelt al grenzen aan werktijden en rusttijden. Deze regels zijn te vinden op de website van de federale overheid in het Frans, Nederlands en Duits. Verplichte urenregistratie in België verandert deze regels niet, maar schrijft alleen voor hoe uren moeten worden vastgelegd en aangetoond.

3. Werkgevers kiezen het systeem. Het wetsontwerp stelt voor dat werkgevers een systeem gebruiken dat op een objectieve en betrouwbare manier vastlegt wanneer en hoe lang elke werknemer heeft gewerkt. Er is niet beschreven hoe zo’n systeem er verder uit moet zien.

4. Waar op te letten bij een urenregistratiesysteem. Zoek bij de voorbereiding op de nieuwe regels naar een systeem dat tijdregistraties aan de juiste werknemer koppelt, correcties traceerbaar maakt en werknemers hun vastgelegde uren laat controleren. Dit zijn standaardfuncties om te overwegen terwijl de definitieve Belgische regels nog worden bepaald.

5. Een rooster alleen is niet genoeg. Sommige Belgische HR- en payrollspecialisten stellen dat een bestaand werkrooster acceptabel kan zijn als systeem, zolang elke afwijking nauwkeurig wordt vastgelegd. Het simpelweg overnemen van geplande uren zou dan niet voldoende zijn. In de praktijk laat een rooster echter alleen zien wat gepland was, niet wat er werkelijk is gebeurd. Dat betekent datv elke late start, extra uur of overgeslagen pauze handmatig moet worden bijgehouden. Dit is niet heel gebruiksvriendelijk. De werkelijke uren registreren op het moment dat ze worden gewerkt is eenvoudiger, nauwkeuriger en veel makkelijker aan te tonen.

6. Geregistreerde tijd is niet automatisch arbeidstijd. Zoals Deloitte aangeeft, gaat de aangekondigde verplichting alleen over het registreren van uren, niet over de betaling ervan voor elke minuut. Een werknemer die iets eerder inklokt of na zijn dienst nog iets langer met een collega praat, heeft niet automatisch overuren gemaakt. Wat als arbeidstijd telt, hangt nog steeds af van het arbeidsrecht, de arbeidscontracten en de regels die per bedrijf of sector gelden. Het is aan te bevelen om duidelijke afspraken te maken over pauzes, eerder inklokken en de goedkeuring van overuren.

7. Het vraagt om een meer gestructureerde aanpak. Voor veel bedrijven betekent verplichte urenregistratie in België dat werken op basis van vertrouwen plaatsmaakt voor digitale systemen die precies laten zien wanneer mensen hebben gewerkt. Die verschuiving brengt positieve effecten met zich mee: meer inzicht, minder fouten in de salarisadministratie en minder discussies over gewerkte uren. Een goede eerste stap als voorbereiding is in kaart brengen welke groepen medewerkers specifieke eisen stellen aaan een systeem voor urenregistratie, bijvoorbeeld thuiswerkers, buitendienstmedewerkers of werknemers die bij klanten werken.

Zo helpt TimeMoto bij de voorbereiding

TimeMoto Cloud helpt betrouwbare urenregistraties bij te houden en te voldoen aan de regels voor urenregistratie in EU-landen die hun wetgeving hebben aangepast na de uitspraak van het Europees Hof van Justitie in 2019. Werknemers klokken in en uit met een tijdklok op locatie, de mobiele app of de webservice. Uren, overuren, afwezigheid en verlof worden op één plek vastgelegd, zodat salarisrapporten klaarstaan wanneer ze nodig zijn.

Correcties zijn net zo duidelijk: elke wijziging laat een traceerbaar spoor na, waarmee altijd aan te tonen is wat er is aangepast en door wie. Dat betekent minder administratie, minder fouten, meer grip op de loonkosten en een betrouwbaar overzicht van de gewerkte tijd.

Start een gratis proefperiode van 30 dagen

Nu is een goed moment om te starten met de voorbereiding op verplichte urenregistratie in België en meer te halen uit tijdgegevens van medewerkers. Het begint allemaal met het juiste systeem. Test TimeMoto zelf met een gratis proefperiode van 30 dagen en ontdek hoe eenvoudig betrouwbare urenregistratie kan zijn.

Veelgestelde vragen over verplichte urenregistratie in België

Is tijdregistratie in België vanaf 2027 verplicht?

In het begrotingsakkoord van november 2025 kondigde de Belgische regering een algemene verplichting tot urenregistratie vanaf 2027 aan (aankondiging in het Frans en het Nederlands). Per november 2026 is de definitieve wetgeving nog niet gepubliceerd en kan de planning nog verschuiven. De algemene richting is wel duidelijk: België wil dat elke werkgever de arbeidstijd van zijn werknemers registreert.

Wat is de nieuwe wet over urenregistratie in België?

In haar begrotingsakkoord van 2025 kondigde de Belgische regering aan dat werkgevers vanaf 2027 verplicht de arbeidstijd moeten registreren. De invulling van de regels wordt nog besproken. In de EU geldt sinds een uitspraak van het Europees Hof van Justitie in 2019 een algemene verplichting voor werkgevers om arbeidstijd te registreren. Als we naar andere EU-landen kijken, zien we dat registraties doorgaans objectief, betrouwbaar en toegankelijk moeten zijn, zowel voor werknemers als voor arbeidsinspecteurs.

Welke bedrijven moeten werktijden registreren in België?

In de aankondiging van de verplichte urenregistratie in België worden geen uitzonderingen genoemd. Omdat de regels nog worden besproken, is er nog niets officieel. In hun advies zijn de sociale partners (werknemers- en werkgeversorganisaties) het nog niet volledig eens. Ook al zijn er uitzonderingen besproken, moet de volledige reikwijdte van de nieuwe wet nog worden bepaald.

Hebben werkgevers in België een systeem voor urenregistratie nodig?

De arbeidstijdwetgeving in België geeft al kaders voor werktijden en rusttijden. Werkgevers hebben een systeem nodig dat arbeidstijd objectief en betrouwbaar registreert. Met de aangekondigde verplichte urenregistratie wordt dit nog belangrijker.

Is een fysiek inkloksysteem op locatie verplicht in België?

België schrijft geen specifiek systeem voor. In de aankondiging van 2025 wordt alleen een ‘eenvoudige en flexibele’ oplossing genoemd. Een fysiek tijdregistratiesysteem op locatie, een mobiele app en een webgebaseerde oplossing kunnen allemaal werken, zolang de registraties objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn. Veel bedrijven combineren ze, bijvoorbeeld een tijdregistratiesysteem op locatie met een app voor medewerkers die thuis of bij een klant werken.

Hoe moeten bedrijven in België werktijden registreren?

Over het algemeen is het aan te raden een systeem te gebruiken dat de daadwerkelijk gewerkte uren vastlegt, waarmee gegevens niet zonder spoor te wijzigen zijn en dat openstaat voor inspectie. Werken met een rooster is mogelijk toegestaan in de nog te publiceren regelgeving over verplichte urenregistratie, maar in de praktijk werkt dit alleen als elke afwijking nauwkeurig wordt vastgelegd. Het simpelweg overnemen van geplande uren is niet genoeg. De werkelijke uren registreren met een speciaal systeem voor urenregistratie is de meest praktische en betrouwbare manier om aan de eisen te voldoen.

Wat zijn de risico’s van het niet registreren van werktijden in België?

Werkgevers die arbeidstijd niet registreren, riskeren boetes zodra de nieuwe regels voor urenregistratie zijn ingevoerd. Nu al staan ze zwakker bij arbeidsgeschillen, omdat gewerkte uren zonder betrouwbare registraties moeilijk aan te tonen zijn.

Geldt de wet over urenregistratie in België ook voor thuiswerkers?

De sociale partners hebben de Belgische regering geadviseerd over bepaalde uitzonderingen, waaronder reizend personeel en thuiswerkers, maar de reikwijdte van de wet moet nog worden vastgesteld.

Wanneer moeten bedrijven in België zich voorbereiden op verplichte urenregistratie?

Hoewel verplichte urenregistratie nog niet officieel is ingevoerd, is het nu een goed moment om u voor te bereiden. Een systeem kiezen, processen inrichten en werknemers instrueren kost tijd. Hoe eerder u begint, hoe beter.

Kan Excel worden gebruikt voor urenregistratie in België?

In theorie wel, als het aan de wettelijke eisen voldoet. In de praktijk zijn spreadsheets gemakkelijk zonder spoor aan te passen, waardoor het lastig is om aan te tonen dat uw registraties betrouwbaar zijn.

Aanmelden voor de TimeMoto nieuwsbrief.

Neem de controle over tijd terug met onze nieuwsbrief. Meld u nu aan en ontvang gratis inzichten over het managen van uw personeel, belangrijke trends, nieuws en productupdates. Rechtstreeks in uw mailbox.

Door u aan te melden geeft u toestemming voor het ontvangen van nieuws en promoties via e-mail van TimeMoto B.V. met betrekking tot TimeMoto producten en diensten. U heeft het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Lees voor meer informatie onze Privacyverklaring.