Häufige Fehler bei der Zeiterfassung und wie Sie sie vermeiden

In den meisten kleinen und mittleren Unternehmen wirken Fehler bei der Zeiterfassung zunächst nicht wie Fehler. Sie wirken wie kleine Ausnahmen. Eine Schicht, die länger dauert als geplant. Ein vergessenes Kommen, das später korrigiert wird. Eine Tabelle, die noch eine Anpassung braucht.

Einzeln betrachtet sind diese Situationen meist kein großes Thema. Zusammen führen sie zu Nacharbeit, Frust und unnötiger Administration. Studien von Eurostat und der Europäischen Kommission zeigen, dass der administrative Aufwand in KMU schneller wächst als die Mitarbeiterzahl, besonders in HR, Payroll und Compliance. Wiederholte Korrekturen gehören zu den größten Zeitfressern.

Dieser Artikel zeigt typische Fehler bei der Zeiterfassung anhand realistischer KMU Situationen und erklärt, wie Sie sie vermeiden.

Fehler 1: Geplante Stunden statt tatsächlicher Stunden erfassen

So sieht es in der Praxis aus

Ein Einzelhandelsbetrieb erstellt Wochenpläne im Voraus. Am Monatsende werden diese Pläne als geleistete Arbeitszeit in die Lohnabrechnung übernommen. Mehrere Mitarbeitende bleiben jedoch regelmäßig länger, um Inventurarbeiten abzuschließen oder Stoßzeiten abzudecken.

Warum das Probleme verursacht

Diese zusätzlichen Minuten und Stunden tauchen in den Aufzeichnungen nicht auf. Mit der Zeit entstehen ungenaue Lohnabrechnungsdaten und unzuverlässige Nachweise für die Compliance. In vielen Regionen, zum Beispiel in der EU, ist rechtlich klar, dass die tatsächlich geleisteten Stunden zählen, nicht die geplanten.

So vermeiden Sie es

Trennen Sie Planung und Erfassung. Dienstpläne sind hilfreich, aber sie ersetzen nicht die Erfassung dessen, was tatsächlich passiert ist. Erfassen Sie die Arbeitszeit, wenn sie anfällt.

Fehler 2: Stunden aus dem Gedächtnis nachtragen

So sieht es in der Praxis aus

In einem kleinen Bauunternehmen reichen Mitarbeitende ihre Stundenzettel am Freitagnachmittag für die ganze Woche ein. Zu diesem Zeitpunkt werden genaue Start und Endzeiten oft geschätzt.

Warum das Probleme verursacht

Schätzungen führen zu kleinen Fehlern, die sich summieren. Die Verwaltung klärt Einträge nachträglich, korrigiert und beantwortet Rückfragen. Wenn manuell und verspätet gemeldet wird, steigt die Nacharbeit deutlich.

So vermeiden Sie es

Fördern Sie die Erfassung am selben Tag oder noch besser in Echtzeit. Je näher der Eintrag an der tatsächlichen Arbeit liegt, desto genauer ist er. Mit TimeMoto Cloud wird Anwesenheit in Echtzeit erfasst.

Fehler 3: Mehrere Versionen derselben Information

So sieht es in der Praxis aus

Ein KMU erfasst Stunden in Excel, Urlaubsanträge per E Mail und Überstundenfreigaben in einem geteilten Ordner. Am Monatsende gleicht HR alles miteinander ab.

Warum das Probleme verursacht

Widersprüchliche Versionen führen zu Verwirrung und manuellen Kontrollen. EU OSHA nennt fragmentierte Prozesse als häufige Ursache für vermeidbaren Aufwand in KMU.

So vermeiden Sie es

Legen Sie einen zentralen Ort fest, an dem Arbeitszeitnachweise geführt werden. Andere Tools können unterstützen, sollten die Daten aber nicht doppeln.

Fehler 4: Manuelle Korrekturen ohne Kontext

So sieht es in der Praxis aus

Ein HR Administrator bearbeitet einen Eintrag, weil ein Mitarbeitender das Ausstempeln vergessen hat. Die Änderung erfolgt unauffällig. Später stellt der Mitarbeitende fest, dass die Stunden anders aussehen, und fragt nach.

Warum das Probleme verursacht

Wenn Korrekturen nicht klar sichtbar sind, entstehen Rückfragen und Misstrauen. Mitarbeitende sind unsicher, ob die Daten stimmen. Bei Prüfungen ist schwer nachvollziehbar, was wann geändert wurde.

So vermeiden Sie es

Machen Sie Korrekturen transparent und nachvollziehbar. Es sollte immer ersichtlich sein, dass eine Änderung vorgenommen wurde, von wem und wann. In TimeMoto Cloud werden Änderungen in einem prüfbaren Protokoll festgehalten. Das reduziert Rückfragen, stärkt Vertrauen und erleichtert die Kontrolle.

Fehler 5: Unklare Regeln zur Arbeitszeit

So sieht es in der Praxis aus

Mitarbeitende sind unsicher, ob Fahrten zwischen Kundenstandorten zur Arbeitszeit zählen. Einige erfassen sie, andere nicht.

Warum das Probleme verursacht

Unterschiedliche Auslegung führt zu uneinheitlichen Daten und wiederkehrenden Fragen. CIPD Hinweise nennen unklare Regeln als wichtigen Treiber für HR Rückfragen.

So vermeiden Sie es

Dokumentieren Sie klare Regeln und prüfen Sie sie, wenn sich Arbeitsmuster ändern. Machen Sie sie zum Teil des Onboardings.

Fehler 6: Zeiterfassung wird als Aufgabe von HR gesehen

So sieht es in der Praxis aus

Mitarbeitende reichen Stundenzettel spät ein, Führungskräfte geben sie schnell frei, und HR behebt die Probleme danach.

Warum das Probleme verursacht

Fehler werden spät entdeckt, wenn sie teurer und zeitaufwendiger zu korrigieren sind.

So vermeiden Sie es

Teilen Sie die Verantwortung. Mitarbeitende erfassen, Führungskräfte prüfen, HR sorgt für Konsistenz.

Fehler 7: Prozesse wachsen nicht mit dem Unternehmen

So sieht es in der Praxis aus

Ein Start up nutzt bei sechs Mitarbeitenden eine einfache Tabelle. Zwei Jahre später, mit 25 Beschäftigten, bleibt das System unverändert.

Warum das Probleme verursacht

Was früher funktionierte, wird zum Engpass und verursacht Fehler. Studien zu EU KMU zeigen, dass administrative Komplexität schneller wächst als die Mitarbeiterzahl, wenn Prozesse nicht überprüft werden.

So vermeiden Sie es

Überprüfen Sie die Zeiterfassungsprozesse regelmäßig, besonders bei Wachstum oder organisatorischen Veränderungen.

Fazit

Fehler bei der Zeiterfassung sind selten spektakulär. Sie sind klein, wiederkehrend und vertraut. Aber sie verursachen still und leise Mehrarbeit, verlangsamen die Lohnabrechnung und untergraben Vertrauen.

Wenn Sie diese typischen Situationen früh erkennen und gezielt angehen, reduzieren Sie Nacharbeit, verbessern die Genauigkeit und gewinnen Zeit für wichtigere Aufgaben.

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Viele Fehler entstehen durch fehlende Struktur und Transparenz. TimeMoto Cloud hilft KMU, Zeiterfassung zu zentralisieren, Stunden in Echtzeit zu erfassen und Änderungen nachvollziehbar in einem System zu dokumentieren. Testen Sie es kostenlos unter www.timemoto.com/free-trial.