Cómo ahorrar tiempo en la gestión de las horas de los empleados en tres pasos sencillos

Si alguna vez siente que el día no tiene suficientes horas, no es la única persona. Estudios británicos muestran que muchas pequeñas empresas desearían cuatro horas adicionales en su jornada solo para completar su administración. La gestión del tiempo y la asistencia ocupa un lugar central en este desafío. La planificación, el control de horas trabajadas, las hojas de tiempo, la aprobación de vacaciones y las correcciones consumen tiempo cada semana para propietarios de negocios y personal de recursos humanos. En este artículo le mostramos cómo reducir ese tiempo y recuperar el enfoque.

La administración es una de las principales causas de pérdida de horas en casi todas las organizaciones. Investigaciones entre pymes realizadas por el banco alemán KfW muestran que un siete por ciento de su tiempo laboral se invierte en procesos administrativos, con un promedio de 32 horas al mes dedicadas únicamente al cumplimiento de requisitos legales.

Cómo la administración reduce el enfoque en su negocio

El impacto va más allá de una simple molestia. Cada corrección en una hoja de tiempo o en un saldo de vacaciones resta tiempo que debería dedicarse a clientes, ventas y apoyo al personal. Para recursos humanos, los errores repetidos generan más consultas de empleados, más correos electrónicos y un mayor riesgo de disputas sobre pagos u horas trabajadas. Con el tiempo, esto no solo incrementa los costos, también afecta la confianza en la gestión del tiempo laboral.

En muchas pymes, la gestión del tiempo y la asistencia no forma parte del rol principal de nadie. Los propietarios equilibran crecimiento, flujo de caja y clientes. Recursos humanos gestiona contratación, nóminas y consultas del día a día. El seguimiento del tiempo se reparte entre hojas de cálculo, papel y mensajes, lo que se vuelve frágil a medida que crece el equipo. ¿Cómo mejorar esta situación?

Tres pasos claros para reducir la administración del tiempo y la asistencia

1. Simplificar

Cree una forma clara de registrar el tiempo. Decida cómo debe utilizarse el terminal de fichar, cómo se registran las pausas y cómo se solicitan ausencias. Documente este proceso en un lenguaje sencillo y compártalo con todo el equipo. Un proceso simple y coherente funciona mejor que uno complejo que nadie sigue.

2. Enfocar

Mantenga un control riguroso con un esfuerzo reducido. Determine qué registros requieren más correcciones y cuáles tienen mayores consecuencias si contienen errores. Para algunas empresas esto significa centrarse en horas extra o turnos de fin de semana. Para otras puede tratarse de solicitudes de ausencia. Estos son los registros que debe revisar con mayor atención. Esto ahorra tiempo valioso. Establezca un momento semanal fijo para que los responsables aprueben horas antes de que lleguen a recursos humanos o a la nómina.

3. Estandarizar

Asegúrese de que la información esté siempre completa. Puede parecer obvio, pero en muchas empresas existen procedimientos informales para cambios de turno o solicitudes de ausencia, como notas o mensajes verbales. Evite esto y utilice siempre las plantillas estándar. Defina además un momento límite previo a la nómina para evitar cambios tardíos. Esto permite una revisión periódica de información faltante o patrones inusuales y evita prisas al final del mes.

Convertir los datos de tiempo en mejores decisiones

Cuando los datos de tiempo y asistencia son fiables, se convierten en una herramienta útil de gestión. Los propietarios pueden ver dónde aumentan las horas extra y dónde ajustar la dotación de personal. Recursos humanos puede detectar patrones de ausencia, entender puntos de presión y apoyar a los responsables con hechos en lugar de suposiciones.

La idea es simple. Establezca una forma clara y justa de registrar el tiempo, mantenga los datos limpios y revise los elementos clave. Así ahorrará horas cada mes y sus empleados tendrán más confianza en la forma en que se gestiona su tiempo.

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