Zeit sparen bei der Verwaltung von Mitarbeiterstunden in drei einfachen Schritten

Wenn Sie das Gefühl haben, dass der Tag nicht genug Stunden hat, sind Sie nicht allein. Britische Untersuchungen zeigen, dass viele kleine Unternehmen sich vier zusätzliche Arbeitsstunden pro Tag wünschen, nur um ihre Verwaltung zu erledigen. Die Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit steht dabei im Mittelpunkt. Planung, Nachverfolgung geleisteter Stunden, Stundenzettel, Urlaubsfreigaben und Korrekturen kosten sowohl Geschäftsführung als auch Personalabteilung jede Woche viel Zeit. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diesen Aufwand reduzieren und Ihre Aufmerksamkeit zurückgewinnen.

Verwaltung gehört in nahezu jedem Unternehmen zu den größten Ursachen für verlorene Stunden. Untersuchungen der deutschen Förderbank KfW bei kleinen und mittleren Unternehmen zeigen, dass sieben Prozent ihrer Arbeitszeit in administrative Prozesse fließen. Im Durchschnitt sind das 32 Stunden pro Monat allein für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.

Wie Verwaltung Ihrem Unternehmen den Fokus nimmt

Die Auswirkungen gehen weit über reine Unannehmlichkeiten hinaus. Jede Korrektur eines Stundenzettels oder Urlaubskontos kostet Zeit, die Ihnen für Kunden, Verkauf und Mitarbeitendenbetreuung fehlt. Für die Personalabteilung bedeuten wiederkehrende Fehler mehr Rückfragen, mehr E Mails und ein höheres Risiko von Streitigkeiten über Bezahlung oder geleistete Stunden. Auf Dauer steigen nicht nur die Kosten, sondern auch das Vertrauen in die Handhabung der Arbeitszeit sinkt.

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist die Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit kein klar zugewiesener Aufgabenbereich. Inhaber jonglieren Wachstum, Liquidität und Kundenthemen. Die Personalabteilung kümmert sich um Rekrutierung, Lohnabrechnung und tägliche Mitarbeitendenanliegen. Die Zeiterfassung verteilt sich oft über Tabellen, Papier und Nachrichten. Mit wachsendem Team wird sie dadurch anfällig. Wie lässt sich diese Situation verbessern?

Drei einfache Schritte zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands bei der Zeiterfassung

1. Vereinfachen

Schaffen Sie eine klare Methode zur Zeiterfassung. Legen Sie fest, wie Mitarbeitende sich am Zeiterfassungsgerät ein und ausstempeln, Pausen erfassen und Abwesenheiten beantragen. Schreiben Sie dies in einfacher Sprache auf und teilen Sie es mit allen. Ein einfacher und konsequenter Prozess funktioniert besser als ein ausgeklügelter, dem niemand folgt.

2. Fokussieren

Halten Sie die Kontrolle hoch, den Aufwand jedoch gering. Entscheiden Sie, welche Einträge am häufigsten korrigiert werden müssen und welche bei Fehlern die größten Auswirkungen haben. Für einige Unternehmen kann dies Überstunden oder unregelmäßige Wochenendschichten betreffen. Für andere sind es Abwesenheitsanträge. Diese Einträge sollten Sie besonders prüfen, statt jeden Eintrag gleich intensiv zu betrachten. Das spart wertvolle Zeit. Vereinbaren Sie einen wöchentlichen festen Zeitpunkt, an dem Führungskräfte Stunden freigeben, bevor diese die Personalabteilung oder die Lohnabrechnung erreichen.

3. Standardisieren

Sorgen Sie dafür, dass Informationen immer vollständig sind. Dies klingt selbstverständlich, doch in vielen Unternehmen gibt es informelle Abläufe für Schichtwechsel oder Abwesenheitsanfragen, etwa mündliche Nachrichten oder kurze Notizen. Erlauben Sie dies nicht und verweisen Sie konsequent auf standardisierte Vorlagen. Legen Sie außerdem einen festen Zeitpunkt fest, nach dem keine Änderungen vor der Lohnabrechnung mehr möglich sind. So bleibt Zeit für eine kurze Überprüfung fehlender Informationen oder ungewöhnlicher Muster. Probleme werden früh erkannt statt im Monatsendstress.

Aus Zeitdaten bessere Entscheidungen gewinnen

Sobald die Daten zur Zeit und Anwesenheit verlässlich sind, werden sie zu einem wertvollen Managementinstrument. Inhaber erkennen, wo Überstunden steigen und wo der Personaleinsatz angepasst werden muss. Die Personalabteilung sieht Muster in Abwesenheiten, erkennt Belastungsspitzen und unterstützt Führungskräfte mit Fakten statt Vermutungen.

Die Idee ist einfach. Schaffen Sie eine klare und faire Methode zur Zeiterfassung. Halten Sie die Daten sauber und prüfen Sie die wichtigsten Punkte regelmäßig. Dadurch sparen Sie Monat für Monat Stunden und geben Ihren Mitarbeitenden mehr Vertrauen in die Art und Weise, wie ihre Zeit erfasst wird.

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