¿Cuándo la solución provisional se convierte en el proceso habitual?

La mayoría de las pymes no tienen un sistema de control de asistencia roto. Tienen un sistema que nunca ha encajado del todo, rodeado de una serie de soluciones informales que todo el mundo acepta como la forma normal de trabajar.

Nadie lo diseñó así. Un proceso que resultaba algo incómodo recibió una solución provisional. La solución provisional se convirtió en hábito. El hábito se convirtió en norma, no escrita pero entendida por todos. Y en algún momento, la solución provisional se convirtió en el proceso habitual, y ya nadie recuerda bien qué era lo que intentaba resolver.

Ya hemos escrito sobre dónde va realmente el tiempo durante una jornada laboral. Este artículo trata de lo que las empresas han construido alrededor de esa respuesta.

Cómo son las soluciones provisionales en la práctica

Son tan habituales que resultan casi invisibles. Pero en cuanto se empieza a buscarlas, aparecen por todas partes.

El repaso del viernes

Los registros de horas son obligatorios el viernes. En la práctica, la mayoría de las personas los rellena el viernes por la tarde de memoria, reconstruyendo una semana que apenas recuerdan. La responsable de RR. HH. lo sabe, así que espera un día antes de reclamarlos. El responsable lo sabe, así que los aprueba todos el lunes por la mañana en bloque, sin revisarlos demasiado. El sistema indica que los registros están completos. Son suficientemente aproximados, y "suficientemente aproximado" se ha convertido silenciosamente en el estándar.

El fichaje de salida no oficial

Un miembro del equipo siempre se olvida de fichar la salida. Su compañera ha empezado a hacerlo por él como favor, registrando la hora a la que ella misma se fue. Los registros parecen correctos. Nadie lo ha señalado. Pero nadie sabe realmente si las horas registradas reflejan lo que se trabajó, y en caso de disputa o auditoría, esa discrepancia no es un detalle menor.

La norma de redondeo que nadie puso por escrito

Las horas extra se activan cuando alguien trabaja más allá de sus horas contratadas. En la práctica, la responsable redondea hacia abajo todo lo que está por debajo de quince minutos y hacia arriba todo lo que supera los treinta. Lo hace así desde hace tres años y le parece justo. Pero nunca se acordó con RR. HH., nunca se comunicó a los empleados, y los dos responsables de otros turnos lo aplican de forma diferente. Tres equipos, tres interpretaciones de la misma norma, y hasta ahora nadie se ha dado cuenta.

La ausencia que vive en WhatsApp

Las solicitudes de vacaciones se tramitan a través del sistema. Las bajas por enfermedad se tramitan a través del sistema. Pero cuando alguien necesita salir antes para recoger a los niños o cambiar un turno, eso se gestiona por WhatsApp. El responsable lo aprueba allí. RR. HH. no siempre está al tanto. A final de mes, la responsable de RR. HH. concilia lo que muestra el sistema con lo que ha escuchado de forma informal, rellenando los huecos lo mejor que puede. Le lleva unas dos horas cada mes. Siempre le ha llevado unas dos horas cada mes.

Por qué nadie lo soluciona

Cada una de estas situaciones es fácil de justificar individualmente. Nadie actúa de forma deshonesta. Las personas implicadas toman decisiones razonables con herramientas que no encajan del todo con la forma en que funciona la empresa.

Las soluciones provisionales persisten porque funcionan suficientemente bien. Y "suficientemente bien" es un argumento poderoso contra el esfuerzo que supone cambiar algo. El coste de solucionarlo siempre parece mayor que el coste de dejarlo estar, especialmente cuando el coste de dejarlo estar se distribuye de forma invisible a lo largo de docenas de pequeños momentos durante meses y años.

Lo que hace que las soluciones provisionales sean realmente costosas es su naturaleza acumulativa. Cada una introduce un pequeño margen de inexactitud en los registros. Cada una crea una dependencia del conocimiento o los hábitos específicos de una persona. Si esa persona desaparece de la ecuación, ya sea por renuncia, ausencia o por un crecimiento que distribuye las responsabilidades entre personas nuevas, la solución provisional deja de funcionar sin que nadie lo haya previsto.

Cuando algo cambia

Las soluciones provisionales tienden a sobrevivir hasta que la empresa cambia a su alrededor. Alguien se va y se lleva consigo su conocimiento interno. El equipo crece y las soluciones informales que funcionaban para quince personas dejan de sostenerse con treinta. O llega una inspección laboral y solicita registros que la solución provisional nunca fue diseñada para producir.

Sobre este último punto, merece la pena conocer la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 2019. Estableció que todos los empleadores de la UE deben mantener registros objetivos, fiables y accesibles del tiempo de trabajo diario. Los registros que dependen del hábito, la memoria o los acuerdos informales no cumplen ese estándar, independientemente de lo bien que haya funcionado el sistema en el día a día.

Reemplazar una solución provisional que se ha convertido en un elemento fundamental es considerablemente más difícil que reemplazar algo que simplemente resulta incómodo. Cuanto más tiempo lleva en marcha, más ha construido la empresa en silencio a su alrededor.

Una prueba útil

Dos preguntas en las que merece la pena detenerse.

Si la persona que gestiona sus registros de tiempo de trabajo se fuera mañana, ¿cuánto tiempo tardarían en hacerse visibles los huecos? Si la respuesta honesta es días en lugar de meses, hay más conocimiento interno en la cabeza de alguien que en el sistema.

Y si un empleado impugnara sus horas o sus horas extra, ¿podría demostrar claramente a partir de sus registros lo que se acordó y lo que se trabajó? Si la respuesta requiere que alguien recuerde algo, explique algo que se entendía de forma informal o rellene un hueco a partir del contexto, los registros están haciendo menos trabajo del que parece.

Más información

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